Wat een team, bij de CBS Bibliotheek! Na de presentaties, bij het dankwoord van middagvoorzitter Simon Been, stond zo ongeveer de hele afdeling op het podium. En wie er niet stond en nog getraceerd werd, kreeg achteraf nog een flesje wijn. Er is hard gewerkt aan de voorbereiding en uitvoering, met als stuwende kracht Annemarie Koomen. En ieder speelde zo zijn eigen rol. Typisch voor de CBS Bibliotheek, bleek uit de presentaties: hands on, enthousiast en geen poeha. Met succes. Namens zo’n 60 deelnemers: dank jullie wel!

Presenteerblaadje? Uh, nee...

Het lijkt misschien simpel: bibliotheekmedewerker zijn - herstel: informatiespecialist - bij een door-en-door kennisinstituut met 2400 medewerkers. Het klinkt alsof je dan alles op een presenteerblaadje krijgt aangeleverd: aanzien, middelen, technologie... Niets blijkt minder waar bij het CBS: Bezuiniging alom. De IT infrastructuur barst uit zijn jasje (tijdens de presentaties merken we ’een typisch CBS-probleem’: kuren van fileservers en internet). De gemiddelde leeftijd van de interne klanten zorgt bovendien voor beperkte IT-affectie en... wat is nou twaalf FTE’s op 2400 man, verdeeld over 2 locaties (Heerlen en Den Haag)?

Bij de start van de bibliotheek in 1899 was het al vechten voor het bestaan (de ministeries deden hun statistieken liever zelf, dan hadden ze meer grip op de resultaten ;-), anno 2006 was het niet anders, vertelt Don Weyers, Manager Bibliotheek. De directie vroeg zich hardop af: waarom nog een eigen bibliotheek in het Google-tijdperk? Een extern bureau kwam met een opzienbarende ontdekking: een kennisintensieve organisatie kan niet goed zonder kennis- en informatiecentrum! ;-) Bovendien identificeerde het de primaire doelgroep: een 600-tal heavy-users binnen het CBS, echte kenniswerkers. Het opheffingsgevaar leek uit de lucht. Maar... dan moest er wel iets veranderen:

1. ๏Geen openbare functie meer
   

2. ๏Digitaal, waar mogelijk
   

3. ๏Ingrijpende aanpassing van competenties (actief de organisatie in)
   

4. ๏Ander verwachtingspatroon bij de gebruikers wekken.
   

Daarbovenop moest de halve collectie weg (3 km) wegens de beperkingen van de voorgenomen nieuwbouw. En: de collecties van Heerlen en Den Haag moesten ontdubbeld.

Digitaal Venster

Dat werd een aardige klus. Die is als team opgepakt en leidde tot een formele reorganisatie (en passant kromp de afdeling van 22 naar 14) en diverse projecten. Zo was er een Digitaal Venster nodig, vond de bibliotheek, voor externe èn interne informatie, inclusief gerelateerd historisch materiaal. Ontsluiting moest zo mogelijk Full-Text, met alle consequenties van dien. Alle info via één venster, dus.

Deze doelen resulteerden in indrukwekkende projectplannen conform Prince 2. Al snel bleken creativiteit en improvisatie on the fly minstens even belangrijk. Er werden geen grote conceptuele luchtkastelen voorgespiegeld, maar quick wins gerealiseerd voor de dagelijkse praktijk. De stakeholders werden geïdentificeerd en een Business Case werd uitgewerkt: waarom moet de organisatie in ons investeren? Zo kwam de financiering rond (en ook bij nieuwe fasen moet telkens de financiering worden onderbouwd).

De interne klantenkring bestaat vooral uit Baby Boomers. Hoe krijg je die over de streep? Met een road show, iPads en e-readers en een soort guerrilla marketing... geef de Directeur Generaal een iPad mee naar een congres met daarop allerlei relevante visualisaties. Zijn collega’s waren ‘flabbergasted’ (goed engels voor ‘verbijsterd’). ‘Blijf zichtbaar’, zegt Don. ‘Sluit aan bij wat er gebeurt!’

Wat ook helpt: nieuwe dienstverlening, zoals:

1. ๏Media monitoring voor Corporate Communications (CBS is dagelijks in het nieuws)
   

2. ๏Rapportages voor het directieberaad
   

3. ๏Samenwerking met Centraal archief (digitalisering en klantenontvangst)
   

4. ๏Adviezen geven over digitalisering en archivering
   

5. ๏Initiatieven ontwikkelen rond Kennisdeling en Social Media
   

6. ๏Taxonomie ontwikkelen, voor ‘eigen’ content, maar ook voor intranet en internet
   

7. ๏De totale collectie digitaliseren, uitgaande van de behoeften
   

8. ๏Schermen in de leeszaal met actuele TV, CBS-nieuws en info van de bibliotheek zelf
   

En... de bibliotheek (leeszaal) blijkt een prachtig decor voor de pers. Als er interviews of visuele verslaglegging plaatsvindt, gebeurt dat steevast op die plek waar je de kennis bijna kunt ruiken en aanraken...

Toekomst

Hoe nu verder? De kaasschaaf is bot en krimp blijft op het programma. Het wordt tijd voor keuzes. Het gaat pijn doen als de organisatie bepaalde dienstverlening moet missen. Laat de gebruiker maar beslissen of hij dat echt wil. Daarnaast is de toekomst aan de Digital Natives, de baby's met een digitale navelstreng naar hun laptop. Een schitterend filmpje illustreert dit. Wat willen die toekomstige klanten van de bibliotheek? Mashed-up content? Op hun iPhone? Touch-gebaseerd? Of... Of... Nou, het antwoord is: Alles! En vooral gebruiksvriendelijk. En, o ja: NU!

‘Wat we nodig hebben als bibliotheek’, zegt Don, ‘is lef. We moeten onorthodox zijn. Roldoorbrekend. Alert zijn op hoe we ons kunnen onderscheiden. En ons bewust zijn van onze meerwaarde voor de organisatie. Dat betekent een goed team dat bereid is zijn nek uit te steken. Te investeren, ook al weet je dat niet alles lukt!’ Klinkt goed. Met die attitude maakte Eppo van Nispen tot Sevenaer DOK de modernste bibliotheek ter wereld.

Na Don schetst Hans de Ruiter (Communicatie) de CBS-brede omslag van de oude werkwijze met jaarlijks 25 miljoen vragenlijsten en enorm veel verwerkingstijd naar de nieuwe wijze: allerlei data worden uit bestaande overheidsregisters gehaald en verwerkt tot keurige statistieken. Misschien een tip voor de USA waar bijvoorbeeld de volkstelling nog op de oude manier gaat (kosten 15 mld dollar en 1 miljoen mensen per jaar) of China (15 miljoen tellers)? Slim digitaal werken blijkt de sleutel. Ook de producten worden digitaal, zoals de CBS-publicaties. Alles komt in pdf formaat beschikbaar op de CBS website. En er is StatLine, de openbare CBS-database. Interessant voor veelgebruikers: CBS geeft in-company cursussen StatLine van 2-3 uur voor 8-10 personen. Zonder kosten.

KennisLink

Annemarie Koomen, Senior Informatiespecialist, neemt het woord. KennisLink is eigenlijk het gewenste Digitale Venster: interne en externe data worden ontsloten via één zoekactie. Dus of het nu gaat om CBS.nl, het intranet, de bibliotheekcatalogus, de historische collectie, Sharepoint of juist om E-journals, open accesinformatie en zelfs IBL... via de Federator zoek je in al die bronnen. Een linkresolver (WorldCat LinkManager) neemt op de achtergrond de beschikbaarheid van documenten in E-journals, bibliotheek (catalogus) en open access voor zijn rekening en Picarta het IBL. Er zijn nog wel beperkingen en niet alle bronnen zijn voor 100% ontsloten , maar dat is de volgende stap. Het is namelijk een hele klus om al die bronnen aan elkaar te knopen, ook qua terminologie.

Dossiers

Die bronnen, maar vooral ook actuele informatie (kranten, rapporten, webnieuws, vakliteratuur en overheidsinformatie) worden automatisch afgezocht (via profielen en RSS) en op basis daarvan worden specifieke dossiers samengesteld. Samenwerking met partners zoals Infolook, Howards Home en LexisNexis is ook hier belangrijk. Er zijn nu 20 van die dossiers, gericht op speciale CBS-thema’s. Bibliotheekmedewerkers doen een redactieslag op de informatie voordat deze gepubliceerd wordt in de dossiers. Gebruikers kunnen zich abonneren op (deel)dossiers en hierin zoeken, maar ook een zoekvraag bewaren om later de geactualiseerde antwoorden opnieuw te bezoeken. In een volgende versie kunnen ze ook hun eigen dossiers samenstellen en delen.

In april 2010 ging KennisLink de lucht in, met een ludieke campagne. Het hele dierenpark (zie de foto’s) speelde hierbij een hoofdrol. Interessant is de spagaat waarin Don’s team zich sindsdien soms lijkt te bevinden: ze zijn zelf nog lang niet tevreden, maar de interne klanten beginnen al happy te worden. Dat blijkt wel uit het getoonde filmpje met interviews. Tja, waarom zou de directie nog investeren als de interne klanten het al goed vinden, zo? Gelukkig zijn er ook klanten die aanvullende wensen hebben voor wat betreft de functionaliteit van KennisLink. Deze wensen zullen gaan dienen als fundament voor een nieuwe business case ;-)

Enkele van die nieuwe wensen tot doorontwikkeling van het portaal zijn, zo vertelt Henk Laloli, Senior Informatiespecialist:

1. ๏Toegang tot full text tijdschriften in het zoekresultaat
   

2. ๏Delen van informatie door gebruikers
   

3. ๏Zelf informatie toevoegen door gebruikers
   

4. ๏Zoeken met bronselectie
   

5. ๏Integratie van de taxonomie
   

6. ๏Default zoeksysteem binnen CBS worden
   

Technologie en partners

Een indruk van de partijen waarmee wordt samengewerkt en op welke gebieden dat gebeurt:

1. ๏LexisNexis – digitale kranten
   

2. ๏HowardsHome - internetnieuws + parlementaire informatie
   

3. ๏Infolook – leverancier redactie- en publicatietool mPublisher t.b.v. dossiers
   

4. ๏Knowledge Concepts - leverancier en implementatiepartner van zoekmachine Exalead
   

5. ๏VX Company - leverancier van de portal (Sharepoint 2007)
   

6. ๏OCLC - Picarta en WorldCat Link Manager
   

7. ๏Infor -  leverancier van cataloguspakket VUBIS
   

Tips en Aanbevelingen

De lessons learned bij de realisatie van KennisLink zijn:

1. ๏Regie van en communicatie met meerdere leveranciers vergt veel tijd
   

2. ๏Integratie zoekmachine, portal en webapplicatie blijft het issue (metadata, techniek)
   

3. ๏Firewall problematiek: leidt tot complexere oplossingen (kwetsbaar) en trage voortgang
   

4. ๏Beperk die complexiteit
   

5. ๏Werkproces: veranderingen zijn ingrijpend
   

6. ๏Management draagvlak houden
   

7. ๏Korte mijlpaaltrajecten nodig
   

Tot slot

De presentatie van Henk eindigde met de onderwerpen Taxonomie en Digitalisering (van de historische collectie). Inmiddels heeft Henk over beide onderwerpen een separate tekst aangeleverd voor de Digitale Spin: Taxonomie, Digitalisering. Ze zijn zeker boeiend genoeg voor een verdieping. Het Taxonomie-vraagstuk is een belangrijke schakel om allerlei bronnen op éénduidige wijze te ontsluiten. Speciaal eraan is dat CBS zo zijn eigen interne termen en definities hanteert en dus bovendien een vertaalslag nodig is naar de extern gebruikte varianten.

Bij de digitalisering van de historische collectie spelen de tabellen een belangrijke rol. Wat is een statistische publicatie zonder rijen en rijen met cijfers? ;-) Die wil je het liefst in spreadsheet-vorm zien. Dat vergt het een en ander van het conversieproces. Ook dat was een boeiend onderwerp.

De CBS-bibliotheek presenteerde zich op een hele positieve manier, met grote openheid over de aanpak, het proces en de resultaten. Wederom een verademing in een wereld waarin zo vaak alleen de successen worden belicht. En de deelnemers onderstrepen dit: de evaluaties waren erg positief. De algemene indruk was goed tot prima en de presentaties scoorden gemiddeld tegen de 8. Het blijft boeiend, dat spelen met cijfertjes ;-)

Don en jouw team, vooral organisator Annemarie: van harte bedankt!

1. P.S.Bijna vergeten: wist je al dat de bibliotheek een nieuwe naam heeft gekregen? Kijk hier maar!