Ja, ambitie was het sleutelwoord tijdens de Heterdaadsessie bij TU Delft Library. Voorzitter Simon noemde het al, gastvrouw Maria Heijne, directeur van ‘The Library’ beaamde het.

Wat wil je ook? Een Technische Universiteit met 3.000 hooggekwalificeerde wetenschappers en 17.500 studenten, waarvan 1 op de 7 uit het buitenland. Overal slimme, veeleisende, ‘digitale’ mensen. De technologische leiders van de toekomst. Ook gek dat deze Library net zo ambitieus en grensverleggend is? Of het nu gaat om Data Archivering en Het Nieuwe Werken of om de afdeling Document Management & Archive.

Maar... ook de Heterdaadsessie was ambitieus. Maar liefst 8 sprekers, 6 Lightning Talks en 3 x 6 parallelsessies: per onderwerp 2 Expertsessies en 1 Kenniscafé. O ja, en ook 6 parallelle rondleidingen. En dat in 1 middag!

En het is gelukt. Ongeveer tweederde van de evaluaties gaf de bijeenkomst een 8, vooral de interactieve onderdelen en de Expertsessies, maar zeker ook de rondleiding.

Er zat ook een stevige organisatie op: Anke Versteeg (account manager) was de spin in het web en de initiatiefneemster voor de sessie. Al snel haakte Esther Maes (manager Document Management & Archive, ook bekend van DIV...ifyoudare!) aan; uiteraard ondersteund door Simon namens het Papieren Tijger Netwerk. En het werkte! Zelfs de tijdsbewaking ging prima ;-)

Inhoudelijk bespreek ik de thema’s onder de volgende groene koppen, maar hier zeg ik nog iets over het verloop van de middag: de Lightning Talks waren boeiend of prikkelend genoeg om een beeld te krijgen en te kunnen kiezen welke Expertsessies je wilde volgen om de diepte in te gaan. Vooral Esther had een paar uitdagende sheets en plaatjes ;-)

De geluidsisolatie in de zalen was perfect. Voor de sprekers en luisteraars was dat niet altijd even makkelijk (het voelde alsof je abnormaal hard moest praten als spreker, terwijl de luisteraars toch pal voor je zaten), maar het maakte het wel mogelijk om later met drie groepjes in een zaal te zitten zonder elkaar te storen. De Expertsessies waren divers van insteek en het blijft boeiend te zien hoe mensen die met vragen rondlopen ze nu eens gewoon kunnen stellen aan een expert.

De rondleiding was kort maar krachtig. Kijk maar bij de foto’s hoe een waanzinnig pand dit is. De rondleiders leverden ons af bij de KennisCafés. Ter plekke werd hier en daar wat geïmproviseerd: de belangstelling voor met name Het Nieuwe Werken en Archiveren anno 2011 was namelijk zo groot dat Data Archivering en Informatievaardigheden sneuvelden wegens onderbezetting. De zaaltjes waren goed bevolkt. Trouwens, prachtig toch: een Steve Jobs zaal...

Interne Marketing

De introductie door directeur Maria Heijne en de Lightning Talk van Anke Versteeg gaan praktisch naadloos in elkaar over. Het gaat al snel over de bijzondere kenmerken van de Library en hoe hierover met de klant te communiceren. Wat een enorme prestatie: deze bibliotheek neerzetten. Complimenten, Maria!

Maria refereert nog even aan onze sessie bij DOK laatst, Bibliotheek van het jaar en Modernste bibliotheek ter wereld. Die werd geleid door Eppo van Nispen tot Sevenaer. Eppo wisselde pal na de sessie van baan (hij werd directeur van CPNB, Stichting Collectieve Propaganda van het Nederlandse Boek) en zij nu ook: Maria wordt per 1 augustus de nieuwe directeur van het SIOB (Sectorinstituut Openbare Bibliotheken). Ze vraagt zich af of dit toeval is: een sessie voor het Tijgernetwerk organiseren en dan...

The Library telt 4 locaties en 96 fte’s aan direct en 20 aan ondersteunend personeel. Er is maar liefst 42 km opslagruimte. De collectie bevat o.a. 1 miljoen monografieën, 14,000 e-journals (+1,700 papier), 30,000 e-books en 43,000 objecten in TU Delft Repositories.

Accountmanager Anke benadrukt de rol van eigen onderzoek onder de klantenkring. Ze nemen dat heel serieus. Het gebeurt door bevraging, maar ook door bij te houden hoe de website wordt gebruikt en wat men intikt in de zoekbox.

Op basis van die onderzoeksresultaten biedt de Library toegang en hulp bij:

1. ๏Zoeken. Via: Discover, VKC’s, Workshops introduction & advanced search, Multimediaportal
   

2. ๏Delen en bewaren. Via: ED/Document Management & Archive, Collectiebeheer, 3TU.datacentrum, Repository
   

3. ๏Gebruiken: TUlib, Auteursrechteninfopunt, Workshops Endnote etc.
   

4. ๏Uitwisselen: de Library bevordert & faciliteert kennisnetwerken via MKB sessies, People Pages, Discover.People
   

Een belangrijke schakel is de nieuwe website van de Library, actief sinds eind mei 2011. Ziehier. En natuurlijk de eigen aanpak van accountmanagement. Een heel team ontplooit daartoe activiteiten zoals:

1. ๏Wensen/eisen van klanten inventariseren en onderzoeken
   

2. ๏Inschatting van haalbaarheid en strategisch nut
   

3. ๏Selectie in overleg met relevante betrokkenen: capaciteit, kennis, financien, strategisch belang
   

4. ๏Beleggen en monitoren
   

5. ๏Opleveren en evalueren
   

6. ๏Nazorg
   

Zie ook de sheets van Anke en pagina Interne Marketing.

Het Nieuwe Werken

Het moet Liesbeth Mantel van het hart: Het Nieuwe Werken is niet hetzelfde als thuiswerken. Ook al werk je soms misschien thuis, het is zoveel meer... Het filmpje dat ze toont, geeft een aardig beeld over Het Nieuwe Werken door de ogen van de nieuwe medewerker, Sam:

1. Altijd online. Niet meer gebonden aan tijd en plaats. Sydney, Shanghai, wat maakt het uit? Zonder USB-sticks en onbekende bestanden. Steeds samenwerkend met bekenden en onbekenden. Flexibel combinerend met zijn gezinsleven. Meer betrokken. Gemotiveerder. En dus productiever.
   

Klinkt dit wel erg romantisch? Het is natuurlijk een filmpje van KPN en consorten, maar geeft wel een aardig beeld. Het noemt ook dat er een heel proces nodig is om zover te komen, zonder daar verder op in te gaan. Dat doet Liesbeth wel. Ze schetst het oude werken en de overgangen naar nu, met de klant resp. de medewerker centraal. En de consequenties voor het management. Een medewerker die uitslaapt... Erg? Of ga je anders om met controle, vertrouwen en verantwoordelijkheden?

Eén ding is duidelijk: Sam, de nieuwe werker, is geen eenheidsworst. Iemand in de zaal geeft al aan dat hij niet 24/7 online wil zijn voor zijn baas. Hij ‘verhuurt’ zich voor een bepaalde tijd en that’s it. Liesbeth: het mooie is dat je het zelf in overleg kunt invullen.

Zie ook de sheets van Liesbeth en pagina Het Nieuwe Werken.

Informatievaardigheden

Marion van Putten valt met de deur in huis: als kind vond ze de bibliotheek een rotplek. De geur, de sfeer, de behandeling. En loop nu eens rond bij DOK in Delft... Haar kinderen weten precies waar ze na binnenkomst heen moeten rennen om de leuke dingen te doen. Wat is de wereld veranderd!

En hoe geeft de TU Delft Library zijn bezoekers ook zo’n ‘Centre of Belonging’? Deze locatie is het Library Learning Centre dat de technisch wetenschappelijk geïnteresseerde klant - van scholier tot gepensioneerd hobbyist - zich wil laten thuisvoelen. Belangrijke onderdelen daarvan zijn Informatievaardigheden, Tulib (tool om wetenschappelijke informatie te vinden) voor iedereen en Kennis over social media / mediawijsheid.

De aanpak rond informatievaardigheden is gebaseerd op: ACRL’s Information Literacy Competency Standards for Higher Education. Er zijn drie levels: BSc 1ste jaar, BSc 2de/3e jaar en MSc (PhD). En er zijn vier competenties: Vaststellen informatiebehoefte, Effectief en efficient informatie vinden, Zoekresultaten kritisch evalueren, Informatie verwerken en opslaan.

Praktisch gesproken is Tulib een slimme tool: een zoekpagina met informatievaardigheden. Ook heeft de Library modules gemaakt in Blackboard, de online omgeving voor studenten. Ook is het bekende ’23 Dingen’ vertaald naar de TU Delft-situatie en omgedoopt naar DiscoverAnything. Met groot succes. Opvallend was trouwens dat van de aanwezigen nog geen handjevol ’23 Dingen’ heeft gedaan...

Zie ook de sheets van Marion en pagina Web 2.0.

Data Archivering

Alenka Prinčic noemt onderzoeksdata (van losse gegevens tot aan film) de schat van de onderzoeksinstellingen. “Daar zit het geld”, zegt ze. Maar, ook al zijn die data altijd al digitaal aanwezig, zelfs hier ligt van alles op de loer: fysiek verval van de media, verlies van de meta data en onbruikbaar worden van de software.

Het is van groot belang ze op lange termijn toegankelijk te kunnen houden. Denk aan:

1. •Waarde van de data (kostenintensief, valorisatie, longitudinaal);
   

2. •Kwaliteit van onderzoek (verificatie, overdracht, kennisdelen).
   

Het Datacentrum van de 3 technische universiteiten (3TU) zorgt voor:

1. •Data sets uploaden, zoeken & downloaden, en ‘management’
   

2. •Extra functionaliteiten: ‘Link’ data met Google Maps/Earth, OPeNDAP
   

3. •Informatie
   

4. •Nieuwsberichten
   

5. •Aankondigingen
   

6. •Publicaties
   

7. •Links and tutorials
   

Voor veel meer info: zie ook de sheets van Alenka en pagina Data Archivering.

Auteursrechten

Productmanager Just de Leeuwe heeft als belangrijke doelstelling om auteurs zich bewust te laten worden van hun rechten. En... van de manieren waarop ze die kunnen kwijtraken als ze contracten ondertekenen, met uitgevers bijvoorbeeld. Het informatiepunt is aanspreekpunt binnen de TU Delft hiervoor en helpt ze denken in oplossingen en ze alternatieven aan te reiken.

Eigenlijk heeft de maker van een oorspronkelijke, persoonlijke creatie, mits zintuigelijk waarneembaar, altijd al het exclusieve recht dit te publiceren en te kopiëren. Het copyright teken voegt daar niets aan toe. Zeventig jaar na de dood van de maker eindigt dat recht.

Belangrijk zijn dus de exploitatierechten, die beschermen tegen verveelvoudiging en openbaarmaking (van songs en teksten bijvoorbeeld). Maar ook de morele rechten op naamsvermelding en tegen verminking.

Toch mag er ook veel wel met jouw teksten en andere creaties, en ook nog zonder toestemming vooraf:

1. •Kopie voor eigen gebruik/studie
   

2. •Citeren van werk (art 15a)
   

3. •Actuele berichtgeving
   

4. •Parodie
   

5. •Kunstwerken aan de openbare weg
   

6. •Materiaal onderwijs, mits billijke vergoeding, (art 16)
   

7. •Readerovereenkomsten
   

8. •Gehandicaptenexceptie
   

Waarop richt het informatiepunt van de TU Delft zijn ondersteuning?

1. •Wetenschappelijk plagiaat
   

2. •Plaatsen materiaal Open Access repositories
   

3. •Contracten auteur-uitgever (Bouwkunde)
   

4. •Contracten bij starten eigen journal (Mechanical Sciences)
   

5. •Hergebruik materiaal onderwijs
   

6. •Gebruik Creative Commons
   

7. •Eigenaarschap; relatie student, docent, wetenschapper en onderwijsinstelling
   

Vragen? Kijk zelf maar op www.auteursrechten.tudelft.nl Je vindt er uitgebreide informatie.

Zie ook de sheets van Just en pagina Auteursrechten.

Archief 2011

Eindelijk komt Esther aan bod. Haar afdeling Document Management & Archive werkt al 3 jaar (met 469 gebruikers) met Decos. Omdat ze tegen beperkingen aanloopt, onderzoekt ze nu SharePoint. Sharepoint biedt interessante mogelijkheden, vooral voor workflow. Conclusie: het kan voldoen als archiefsysteem, maar... voldoet het aan de archiefwet? Dat hangt af van enkele aandachtspunten. En dan is er nog een andere digitale uitdaging: digitalisering van 19.000 studentendossiers (nu 5000 gescand). De 20.000 personeelsdossiers zijn inmiddels digitaal.

Boeiend is ook dat er de nodige decentrale archieven zijn, de erfenis van het pre-DMA tijdperk, die nog niet verwerkt zijn. “Eentje zat onder de schimmel”, zegt Esther daarover. Een paar foto’s spreken boekdelen.

Ook interessant is het calamiteitenplan. De brand bij Bouwkunde laatst opende de ogen hiervoor. Inmiddels is de inventarisatie begonnen van waar de waardevolle materialen staan. Als de brandweer komt aanrukken, weet Esther straks precies waar ze ze heen moet sturen. (Niet met de waterkraan open, hoop ik ;-)

Zie ook de sheets van Esther en pagina’s Archivering anno 2011 en Sharepoint & Archivering

Tot slot

Het is niet te doen om een verslag van deze hele middag te geven. Alleen al omdat 6 parallelsessies volgen fysiek niet haalbaar bleek ;-) Daarom ligt het accent in het verslag hierboven op de inhoud van de superkorte Lightning Talks...

Gelukkig is er veel achtergrondmateriaal!

Maria, Anke, Esther en de hele crew: superbedankt!

1. P.S.De volgende Heterdaadsessie staat gepland voor de 4e dinsdag van september (heel symbolisch). Waar denk je? Bij Het Kabinet der Koningin!!!