Je ziet het al meteen als je het pand nadert: dit is iets bijzonders. De koloniale stijl ademt je tegemoet. Je ruikt al bijna de tabak en kruidnagels. Dan loop je de trap op, ga je door de voordeuren en sta je in een hoge marmeren hal met warme kleuren en oud-Hollandse grandeur zover je kunt zien. Ja, dat is KIT, het Koninklijk Instituut voor de Tropen...

KIT is een nationaal pronkstuk, terecht Koninklijk. Alleen KIT is al voldoende reden waarom langs de snelweg een bord ‘Amsterdam Werelderfgoed’ ons welkom heet. Eenmaal een verdieping boven de entree, in het domein van de bibliotheek, ontmoet je een bijzondere mix van uniek koloniaal erfgoed, professioneel beheer en... Hollandse handelsgeest. Het kennisdomein wordt niet alleen ontsloten, maar op alle mogelijke manieren geëxploiteerd. Dat betreft het historische erfgoed zelf, dienstverlening rond de actuele problematieken van de betreffende werelddelen èn de expertise rond informatievoorziening op deze terreinen. De vraag dringt zich op: wat precies is het dat Ben Knapen, staatssecretaris bij het Ministerie voor Buitenlandse Zaken (BuZa), beoogt als hij over 9 maanden de stekker uit dit instituut trekt? In elk geval niet om Nederland en de ‘tropische’ landen een dienst te bewijzen, zou je zeggen.

Enfin, wat KIT is en doet - met het accent op de afdeling Information & Library Services (ILS) - en hoe het omgaat met het aangekondigde dramatische wegvallen van de subsidie (50% van alle inkomsten), zijn de hoofditems van deze Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk. De deelnemers worden opgewacht met broodjes en die blijken welkom!

KIT op de kaart

In de leeszaal gekomen - en na de kick-off door Simon - neemt Hans van Hartevelt, directeur van KIT-ILS het woord. Zo nu en dan is zijn onderhuidse spanning voelbaar, vooral als hij aangeeft hoeveel tijd en energie er telkens weer nodig was om de subsidiegever jaar-in jaar-uit tevreden te stellen. Hij presenteert een indrukwekkende lijst met adviesbureaus die inmiddels door BuZa op het KIT zijn afgestuurd en er onderzoek hebben verricht, aanbevelingen hebben gedaan en gecheckt hebben of de aanbevelingen van de vorige wel zijn opgevolgd. De min of meer vaste conclusie: KIT werkt doelmatig, met gemiddelde kosten en... bovengemiddelde kwaliteit. Uiteraard heeft KIT ook geleerd van deze adviezen. Boeiend is vooral wat de opdrachtgever - BuZa - met de lovende conclusies doet: de subsidie stoppen. Overigens... KPMG adviseerde de opdrachtgever in 2010 nog om de financiering van het KIT te verhogen.

In 1910 kreeg KIT de opdracht: studie van de toenmalige koloniën en bevordering van industrie en nijverheid aldaar. Dat gaat dus veel verder dan beheer van het erfgoed; de actualiteit staat centraal. Wat is KIT nu? Onafhankelijk kennis- en expertisecentrum voor internationale en interculturele samenwerking. Focus: duurzame ontwikkeling en armoedebestrijding, cultuurbehoud en -uitwisseling en interesse en steun hiervoor in Nederland krijgen. Hoe? Door onderzoek, onderwijs, advies en voorlichting. Dit gebeurt in 60 landen maar liefst en op allerlei manieren. Natuurlijk kennen we het Tropen Museum en het Tropen Theater met 200.000 bezoekers per jaar, maar het KIT doet veel meer: biomedisch onderzoek bijvoorbeeld en het is de enige niet-universiteit waar je een master degree Gezonheidswetenschappen kunt halen. Er wordt samengewerkt met diverse bedrijven, van Unilever (gemberteelt in Senegal) tot een Urker Tonijnvisserij (productie van een pepersoort in Mozambique die olifanten van de weilanden houdt). Ook heeft KIT een investeringsfonds (o.a. in biobrandstof in Mali), een uitgeverij, een hotel en natuurlijk ILS: Information & Library Services. Het werkterrein lijkt nauwelijks te bevatten.

Information & Library Services startte feitelijk in 1752 (de Hollandsche Maatschappij der Wetenschappen). De bibliotheek van ILS is inmiddels één van de grootste in Europa over ontwikkelingslanden. De meer dan 10 kilometer met ca. 1.000.000 banden bevat o.a.:

1. ๏350.000 boeken (oudste uit 1569)
   

2. ๏25.000 tijdschriften
   

3. ๏25.000 kaarten
   

4. ๏3.300 – 3.800 e-journals
   

5. ๏35.000 e-books
   

6. ๏11.000 e-maps
   

Maar... ILS verzorgt ook up-to-date informatievoorziening naar 250 bibliotheken in ontwikkelingslanden en ontwikkelt voor alle informatieprofessionals in die geografische regio portals en web-dossiers. Verder werkt het hands-on aan internationale samenwerking, capaciteitsversterking en co-producties. Innovatie is een sleutelwoord. Zo wordt een spel gebruikt om professionals te leren systemen voor gezondheidszorg op te zetten en een systeem ontwikkeld waarbij een  microscoop die verbonden is met een mobiele telefoon op afstand een diagnose kan stellen. Hans geeft aan hoe trots hij is op de informatievoorziening in ontwikkelingslanden.

Om dit alles te realiseren heeft ILS 50 medewerkers in vaste dienst, plus enkele inhuurkrachten. De begroting anno 2012 is 3,8 miljoen outputfinanciering en 1 miljoen via de markt.

Business, maar niet ‘as usual’

Sinds een aantal jaren krijgt het KIT geen subsidie maar zgn. ‘outputfinanciering’: budget voor het leveren van een aantal vooraf afgesproken  producten en diensten.  De overheid bemoeit zich niet met de manier waarop producten en diensten worden gemaakt maar het proces is transparant en de levering wordt gecontroleerd.  ILS kreeg in 2012 nog 3,8 miljoen outputfinanciering, maar na 1 januari 2013 wordt deze financiering tot een fractie van dit bedrag teruggebracht en na 1 januari 2016 stopt de overheid helemaal met financiering van ILS.

ILS ontwikkelde daarom een Business Plan voor 2012. De marktbenadering richt zich op bestaande projecten, de 250 bibliotheken en nieuwe projecten, maar bijvoorbeeld ook op lobbywerk voor coördinatie binnen het Nederlandse ontwikkelingsveld.

Per saldo zijn de begrote inkomsten:

1. ๏Dienstverlening (€ 150.000)
   

2. ๏Adviesverlening (€ 150.000)
   

3. ๏Informatieproducten (€ 100.000)
   

4. ๏Fondsen erfgoed (€ 400.000)
   

5. ๏Multidisciplinaire programma’s (€ 200.000)
   

Hiertoe wordt geïnvesteerd in ‘marktdenken’ bij de medewerkers, worden de grenzen van het ‘informatiewerk’ steeds verder opgerekt en wordt nieuwe deskundigheid gerekruteerd. Uiteraard zijn dat ook verworvenheden. De nieuwe financiering leidt tot vraaggestuurd denken en een algemene verzakelijking. Er is meer focus op resultaat, kwaliteit en management op afstand. Maar toch... Nu valt zelfs de outputfinanciering weg.

Ongelooflijk wrang, dat terwijl deze mensen vol inzet doorwerken, de dominostenen beginnen te vallen. Per 1 april sluit de bibliotheek van het TropenMuseum (de wetenschappelijke bibliotheek van het KIT blijft wel open). Per 1 januari sluit het TropenTheater. Dat zijn nog maar de eerste maatregelen die bekend zijn geworden. Nog vele dominostenen zullen volgen, naar verwachting. Het is nauwelijks voor te stellen wat er met alle collecties gaat gebeuren en met al die actuele expertise als het zo doorgaat.

Informatieproducten

Hetty Verhagen, onze gastvrouw vandaag, belicht kort het werkterrein van de afdeling waarvan zij het hoofd is: Informatieproducten. Belangrijke informatieproducten van KIT-ILS zijn:

1. ๏Dossiers
   

2. ๏Search4DEV
   

3. ๏Exchange magazine
   

4. ๏Informatieportals
   

Al deze informatieproducten zijn vooralsnog gratis. Bovendien doet de afdeling literatuuronderzoek.

Dossiers

Rond expertisegebieden van KIT worden dossiers geschreven en samengesteld. Dat gebeurt door informatiespecialisten van ILS, samen met inhoudelijke experts van elders binnen het KIT. Deze dossiers zijn online beschikbaar en bevatten naast KIT-expertise ook een gids naar geselecteerde kerndocumenten en links. Elke informatieportal heeft één of meerdere dossiers.

Search4DEV

De afdeling Informatieproducten beheert en publiceert een online repository voor internationale (ontwikkelings)samenwerking, genaamd Search4DEV. Inmiddels participeren in deze repository ca. 40 organisaties, die zo’n 2.500 documenten hebben ingebracht. In 2012 wordt gestreefd naar vergroting van het aantal participanten en in 2013 naar uitbreiding van de functionaliteit en lay-out.

Exchange magazine

Exchange is een magazine over HIV/Aids, sexuality and gender. Het verschijnt in een Engelstalige en een Portugeestalige versie, zowel in hardcopy als digitaal.

Informatieportals

Hetty’s afdeling ontwikkelde en beheert inmiddels een twaalftal informatieportals: databases met informatie over een bepaald onderwerp. Ook hier is de informatie afkomstig uit andere KIT-afdelingen in vooral de onderzoekshoek, maar ook bij het Museum en Theater. De uitzondering is de portal Librarianship in the South die sec een productie is van de afdeling. Deze bevat informatie over het zuiden, maar ook vakgerichte informatie voor informatiespecialisten aldaar. Dat laatste is ook voor onze eigen vakgenoten relevant. Centraal op de pagina staat het zoekscherm dat toegang geeft tot de database met full text documenten, websites, trainingsmateriaal èn een lijst met externe databases. Met de term ‘het zuiden’ worden de landen aangeduid waar het KIT actief is.

Recente gebruikscijfers (2011) van 9 portals geven een totaal van 50.000 downloads aan. Twitter en Facebook spelen een belangrijke rol in het verspreiden van en attenderen op nieuws uit de portals. Uiteraard is abonneren via email ook een optie. Verspreiding via Google+ is nog experimenteel. Ook is per portal een YouTube kanaal geopend met relevante filmpjes.

In 2011 zijn voor één van de twaalf portals 675 tweets verzonden naar 1375 followers. Dat leverde 2821 clicks op en 428 retweets. Dat betekent 4,2 bezoeken per tweet; succesvol in Twittertermen. De 428 retweets zijn interessant omdat daarmee anderen ambassadeur zijn voor de informatie; gemiddeld gebeurt dat bij 60% van de tweets.

Internationale projecten

Binnen KIT-Information & Library Services vinden ook de nodige internationale projecten plaats onder de regie van Harry Heemskerk, hoofd Information Research & Advisory Services. Dit startte in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken: de opgedane kennis daar toepassen waar het van belang is voor ontwikkelingsprocessen, maar inmiddels geschiedt het ook voor andere opdrachtgevers, zoals Unesco, Unicef, de Wereldbank en de Associatie van Afrikaanse Universiteiten. Bij deze projecten draait het vooral om training en advisering op het raakvlak van informatievoorziening en ontwikkelingssamenwerking. De vier full-time consultants werken inmiddels voor 50% niet meer op overheidsbudget. De beperkte capaciteit noopt tot concentratie van de aandacht. Dat geldt voor de regio’s - de laatste jaren vooral Ghana en Mozambique - en voor de thema’s: Open Access (inspelen op de opkomst van Open Acces repositories), Information literacy (helpen om informatievaardigheden in het universitaire curriculum te laten opnemen), harde automatisering en digitalisering van erfgoed (bij voorkeur gericht op gemeenschappelijk cultureel erfgoed, zoals in Ghana waar Nederland actief was in goud- en slavenhandel). Er wordt vooral veel samengewerkt met universiteitsbibliotheken om kennisachterstand weg te werken door een brug te slaan naar de Nederlandse kennis.

ICT is een rode draad door deze projecten en feitelijk ook binnen heel KIT. Als consequentie speelt Information Research & Advisory Services een KIT-brede rol als ICT-experts onder de noemer ICT for Development. Zo wordt het ontwikkelen van websites van Afrikaanse partners begeleid.

Rondleiding

De rondleiding was een bijzondere ervaring. Het is lastig deze in woorden te vatten, vandaar dat de fotoreportage uitgebreider is dan normaal. Bekijk en lees die vooral; hij staat hier. Enkele wetenswaardigheden: het immens grote pand zit vol opmerkelijke details met elk hun eigen betekenis, van kleine versieringen in een verscholen wenteltrap tot de symboliek achter de kunstwerken. Maar ook in het grote toont het pand zich opmerkelijk. De Oud-Hollandse grandeur druipt er van af. Het meest indrukwekkend aan dit historische pand is zelfs: dat het helemaal niet ‘historisch’ is!

Dat wil zeggen: het lijkt ‘koloniaal’, maar dat is opzettelijk gezichtsbedrog. Het is gebouwd in de twintiger jaren van de 20e eeuw; ja... in recessietijd. Een prestigeobject, het grootste gebouw van de stad, gefundeerd op 6111 heipalen. Het telt een tiental prachtige zalen en overal decoraties die verwijzen naar verschillende wereldculturen en de Nederlandse koloniale geschiedenis. Niet alleen de bouw en omvang zijn indrukwekkend, ook de ligging in hartje Amsterdam, aan de rand van het Oosterpark. Koningin Wilhelmina opende het, 9 oktober 1926 en sindsdien is er sprake van koninklijke bescherming. De huidige beschermvrouwe is Prinses Máxima. Uiteraard is het pand inmiddels een rijksmonument.

Nog wat saillante details: terwijl de bezetter een deel van het instituut als kantoor had, zaten in de kelders onderduikers verstopt en werden er zelfs verzetskranten gedrukt. Een overblijfsel van de oorlogsjaren dook later op: Duitse teksten tegen een balk in het bibliotheekgedeelte. Misschien minder verwacht: de Canadese bevrijders legerden in het pand, direct na de oorlog en vernielden in korte tijd meer dan de Duitsers in al die jaren hadden gedaan.

Maar... hoe zit het met al die rijke informatiebronnen van het KIT, die uitgebreide verzamelingen? Ja, we zien de ornamenten in de leeszaal zelf en lopen door de afdelingen, maar voordat we het weten sluipen we weer door kelders om achter een verborgen deur weer boven te komen. Was Beatrijs, onze enthousiaste gids dan meer een kunstminnaar en jonge onderzoeker, dan een bibliofiel? Nee, hoor, we zagen de hele bibliotheekvleugel... vanaf een dakterras! Kijk vooral bij de foto’s, dan zie je wat Beatrijs en Yvonne ons toonden.

Experts aan het woord

Als verslaglegger heb ik maar 2 van de 4 sessies kunnen volgen. Over de sessie van Tilly Minné, hoofd KIT Bibliotheek, kan ik kort zijn: opnieuw zo’n heerlijk gedreven professional die ons meteen op sleeptouw neemt het pand weer in. Alles wat we gemist hebben op informatie-gebied wordt volledig ingehaald: de bibliotheek, de digitaliseringsruimte (met dank aan Gideon), de klimaatruimte waar de waardevolle boeken en andere documenten veilig zijn, de unieke verzameling kaartmateriaal etc. Vol trots vertelt Tilly later dat KIT voorop liep in het toekennen van Geo-data aan kaarten, waardoor je met de zoekmachine op een plaats kunt klikken en zo alle kaarten voorgeschoteld krijgt waar die plaats op staat, ongeacht de schrijfwijze van de plaats.

Harry neemt ons nog een keer onder zijn hoede voor het onderwerp Digitale Innovatie. Jaarlijks kiest het KIT 10 projecten uit die tot omzetverhoging moeten leiden. Ieder kan een project aandragen, mits voldoende onderbouwd. Enkele van de eerste projecten is een instituuts-brede zoekmachine voor op de website, maar voor nieuwe projecten zijn de omzettargets leidend. Juist die omzet valt vaak tegen, mede omdat het lijnmanagement buiten de projectorganisatie staat en zich daardoor niet zo verantwoordelijk voelen voor de nieuwe activiteiten binnen hun afdeling. Tja, daar is in te komen.

De blik op de toekomst

Per saldo kijk ik terug op een middag met een overvloed aan informatie en indrukken. Meermalen liet een spreker zich ontvallen te weinig tijd te hebben om iets nog toe te lichten. Hoe vertel en toon je in één dagdeel wat zo’n complex instituut met zo’n rijke historie en zo’n immens pand in huis heeft; zelfs als je ‘alleen maar’ inzoomt op het aspect informatievoorziening...? Onbegonnen werk.

Opmerkelijk is vooral hoe bevlogen dit team van mensen is; totaal verschillende personen met tezamen een brede schakering aan aandachtsgebieden en expertises. En dat terwijl de klok doortikt. Petje af voor die inzet. Want bij KIT gaat het zeker over terugblikken, dat zit in het DNA, maar vooral ook over de actualiteit en de toekomst. Nog maar een paar maanden geleden beschikte de staatssecretaris over hun lot, nog maar enkele maanden te gaan en het uur U breekt aan. Hoe ga je voort met een gehalveerde begroting?

Op 4 april 2012 is een rechtszaak tegen BuZa gepland. Onbehoorlijk bestuur. De eerste sluiting is dan een feit: de bibliotheek van het TropenMuseum. Het zou toch te gek zijn als de enige vijand die dit roemruchte instituut kan vellen van binnenuit komt?

Hetty, Hans, Tilly, Harry, Beatrijs en alle andere KIT’ers en vooral die van ILS: we hopen dat jullie je fantastische werk mogen voortzetten, net zo bevlogen als nu!