Wat een sessie bij Deltares! De boeiende cases van twee organisaties, TU Delft en Deltares, een bere-vol programma, rondleiding naar de indrukwekkende faciliteitenhal en meer dan 50 deelnemers met tamelijk verschillende ervaringsniveaus. Dat hebben we geweten, vooral toen de rondleiding nogal uitliep en de techniek soms tegensputterde! Tussen de zevens, achten en negens van de evaluaties zaten ook een paar vieren en er waren meer kritische geluiden. Die nemen we zeer serieus, dus we gingen in overleg met TU en Deltares om aan belangrijke resterende informatiebehoeftes tegemoet te komen. Dat is immers de aard van het Netwerk: open, nieuwsgierig, met een knipoog en... kritisch. Dus ook naar onszelf. Resultaat: deelnemers die nog met vragen zitten, kunnen 30 augustus weer in Delft terecht, zonder kosten (wel graag even mailtje sturen).

Gastvrouw Jolanda Heij introduceert Deltares, het internationaal opererend toegepaste-kennis-instituut dat Nederland - ook in het buitenland - op de kaart zet met innovaties rond water, ondergrond en infrastructuur. Missie: het op topniveau ontwikkelen en toepasbaar maken van kennis op het gebied van water, ondergrond en infrastructuur voor mens, milieu en maatschappij.

Op de vraag: ‘Bij wie van de aanwezigen werkt de organisatie met SharePoint maar zit het archief er nog niet officieel in’, steekt circa 40 procent de hand op. Divers publiek, want er blijken ook wat flink ervaren deelnemers te zijn. Niet voor niets lopen de evaluaties ook uiteen.

Hierna volgen wat korte impressies van enkele presentaties:

SharePoint voor Dynamisch Archiveren en e-Depot

Esther Maes, Manager Documentmanagement & Archive (DMA) van de TU Delft is de keynote spreker. Ze is verfrissend eerlijk over de TU-organisatie: zeer innovatief, dynamisch, internationaal en vol eigengereide wetenschappers en professoren. Dit leidt tot grote verschillen in gebruikers en aanpakken en... de aanwezigheid van zo ongeveer alle software die er maar te koop is. Zelfs wordt met twee SharePoint versies gewerkt: 2010 en 2013 (omdat in 2013 de vergaderstructuur is verdwenen). Afdwingen of eenheidsworst hebben voor het archief dus totaal geen zin. De gebruiker staat centraal. Of zoals Esther het zegt: ‘We volgen de gebruiker in het archief.’ Zowel het DMS als het e-Depot zijn dus per gebruikersgroep. Wel is gezorgd dat in alle omgevingen de metadataschema’s, structuren en autorisatieschema’s goed zijn. De hoop is niet weg dat ooit de e-Depots samen zullen komen. eDepot hebben als functie om digitale informatie duurzaam etc. te bewaren. Declareer iets als record en het komt in het archiefdeel. Dat is een simpele vorm van archivering. Per omgeving is bepaald in welke mate dit automatisch gebeurt of ‘vrijwillig’. Het is niet ongedaan te maken.

Het totale aantal gebruikers is nu 4500 (geen studenten) en zoals de metingen sinds 2014 laten zien loopt het aantal unieke gebruikers per dag nog steeds op, tot inmiddels ruim 1200. Sommigen werken louter in SharePoint, sommigen hebben er nooit van gehoord en willen dat graag zo houden. :-)

Het aantal projectsites bij de TU is inmiddels 321 (EPM). Daarnaast zijn er 274 team sites en 35.000 personeelsdossier sites (Elvis). DMS betreft 57 processen: afdeling Legal & postprocessen van de faculteiten en diensten. Connect intranet bevat nieuwsberichten en de gezamenlijke agenda van ICT en Library. Het DMS is gemaakt door ETTU, dat ook Elvis heeft bedacht, voor de personeelsdossiers.

Team SharePoint bestaat uit:

3 personen TAB (geen volledige fte)

2 personen DBA (geen volledige fte)

3 FAB 1e lijn voor teamsites, DMS (samen 2 FTE)

2 FAB 2e lijn / productbeheer voor alle onderdelen (samen 1,5 FTE)

En zo’n 400 Site-owners per site, proces (DMS) of project of ....

SharePoint voor alles?

De oorspronkelijke ambitie was om SharePoint als portal te gebruiken voor alles, maar dat ging niet op omdat gebruikers met andere eisen of software aankomen. Hele pakketten nabouwen in SharePoint is niet de oplossing, ook al ‘kan alles in SharePoint’. Dat breekt je ook onmiddellijk op bij upgrades. En... de angst om te delen speelt een belangrijke rol. DMA is de enige afdeling die niets heeft afgeschermd. Dat is jammer, want ‘je maakt omgevingen met best wel veel beheerslasten voor mensen die misschien tijdelijk iets niet willen delen.’ Delen in de e-Depots wil men soms nog wel, maar in de dynamische omgeving niet. Dan zou SharePoint als centrale omgeving zo moeten worden ingericht dat het veel te complex wordt qua autorisatiestructuur. Het gevolg van de afgescheiden aanpak is dat je in verschillende gebruikersgroepen met dezelfde zoekterm andere resultaten ziet. Naast de zoekresultaten vind je een preview van de bijbehorende pagina. Omdat de ordeningsstructuur in bijna alle groepen gelijk is krijg je ook managementrapportages. In de e-Connect omgeving zie je wat er per dag gebeurt als ieder onderdeel zijn eigen agenda ingevuld houdt.

De verschillende omgevingen zijn gebaseerd op sjablonen: projecten, teamsites, E-Connect portal, afdelingssites. Per afdeling wordt een sjabloon door DMA ingericht, dat is dus niet vrij. De basis is de manier waarop de afdeling wil samenwerken. Details zoals kleuren en naamgeving kunnen gebruikers - na advies - zelf inrichten. Naast de sjabloongerichte omgevingen is er ook de zaakgerichte omgeving.

Zoals uit de sheets blijkt, is er sprake van succesvol gebruik van SharePoint, en zijn ook enkele leringen getrokken, zoals: Zet niet alles dwangmatig in SharePoint. Laat mensen niet alles zelf doen. Werk niet met mapjes. Gebruik SharePoint niet als netwerkschijf (te onhandig, dat invullen van die metadata). Hou het zo simpel mogelijk, ook door niet-standaard beheer te vermijden.

En: SharePoint vergt een goede training en dagelijks ermee werken, vooral vanwege al die functionaliteiten (‘bizar’ stelt Esther).

Deltares: SharePoint soms wel, soms niet

Jolanda Heij van Deltares legt ons uit hoe ze - tegen haar eigen zin - toch besloot het informatiedoolhof  groter te maken dan het al was. Oftewel: waarom ze SharePoint niet inzette voor de kennisbank.

Kennis en Informatiemanagement is de interne leverancier en beheerder van kennis en informatie, vooral alle eigen rapporten en publicaties en de externe publicaties. Hiervoor werd een nieuw systeem gezocht dat bijvoorbeeld moest integreren met KennisOnline (het gebruikte etalagesysteem) en te indexeren was door SharePoint. Zie ook hiernaast onder ‘Marktverkenning’. Waarom viel SharePoint zelf hierbij af? Simpel: het was niet beschikbaar binnen Deltares. De techniek was wel zo ver, maar een cruciale schakel ontbrak: een business owner.

Dus werd er voor de Kennisbank een afweging gemaakt tussen Adlib, BIBIS en Koha. Adlib was de winnaar, mede doordat gebruikers zelf teksten kunnen opgeven die vervolgens eventueel in de trefwoordenlijst gevoegd kunnen worden. Andere redenen:

• Biedt alle basisfunctionaliteiten

• Geavanceerde functionaliteiten: toevoegen van tags door gebruikers, integratie met MS Office

• Integratie met zoekmachine SharePoint 2013 lijkt mogelijk

• Microsoft technologie

• 80% is standaard, 20% is zelf aan te passen

1. •Dataconversie zou relatief makkelijk moeten kunnen
   
   

Erg prettig is dat medewerkers niet apart hoeven in te loggen. Wat wel lastig is, maar staat los van Adlib, is medewerkers de eigen publicaties en rapporten wel zelf moeten aanleveren. Ze zijn echter meer gericht op plaatsing op de bekende Scholar Search en Mendeley...

Al met al is veel voortgang geboekt, qua IT-infrastructuur, inrichting Kennisbank, Conversie van Aleph naar Kennisbank en... het metadatamodel is leidend geworden. Er blijven wel uitdagingen, zoals de koppelingen met SharePoint, de website en de promobank en de aansluiting met het fysieke archief. Ook kaarten en tekeningen vragen nog om een oplossing.

Terugkijkend is het prettig om te zien dat de goede keuze is gemaakt. SharePoint is - het was onvermijdelijk - realiteit geworden als samenwerkingsplatform en zoekfunctie binnen Deltares, ook speelt het nu een belangrijke rol in Deltashare, maar besloten is de Kennisbank (Adlib), onder SharePoint te hangen en niet te vervangen door SharePoint zelf. Hetzelfde geldt voor het archief, waarvoor Xtendis gebruikt wordt. Hopelijk komt het zover dat bij een te archiveren document met een simpel vinkje duidelijk te maken is dat het ook naar de Kennisbank moet voor hergebruik. Dat zou de Kennisbank zeer ten goede komen. Bovendien is Jolanda zelf ‘gepromoveerd’ tot business owner, al zal nu zelf weer haar eigen business owners moeten zoeken...

Belangrijk is het metadatamodel. Hierin worden afspraken vastgelegd over de soorten metadata die gebruikt mogen worden: welke velden standaard gebruikt mogen worden in Word, Office, informatiesystemen. En welke invulling daarin mag. Hierdoor gebruiken alle systemen dezelfde velden en is generiek zoeken mogelijk. Daarnaast is er een standaard trefwoordenlijst.

ID-Lab

Fascinerend! Wat Deltares in het ID-Lab - Interactief Data Laboratorium - neerzet is grote klasse. Je zult maar middenin een crisis of ramp zitten als burgermeester of bestuurder en dan hier terecht kunnen! Je ziet gewoon voor je hoe scenario's zich afspelen in het geval van een overstroming bijvoorbeeld en je kunt de gevolgen bekijken en uitproberen van mogelijke ingrepen, van subtiele natuurlijke correcties tot technologische hoogstandjes.

In korte tijd toont Gert-Jan Schotmeijer, de Data Strategy Manager himself, ons letterlijk het onder water lopen van Groningen (zo gedetailleerd dat je op het scherm de straten herkent), de bodem, het grondwater en mogelijke verzakkingen rond Arnhem (en de gevolgen als je bijvoorbeeld ergens een put slaat), maar ook de getijdenstroom rond San Francisco en Alcatraz, voorspellingen van de afvoer van de grote rivieren, vloed, droogte, getijden en storm op zee (ja, van de hele wereld tegelijk). Alles visueel, interactief en voorzien van rijke informatie. Oef!

Het is maar een klein groepje deelnemers dat deze sessie koos (hij is gelijktijdig met de rondleiding), maar kijk op het filmpje en je hebt een aardige eerste indruk. ID-Lab oogt als een flinke multifunctionele ruimte gevuld met high-tech apparatuur, zoals Ultra HD schermen, Touch bediening, Video wall, Virtual Reality en binnenkort holografie, maar dat is allemaal slechts de oppervlakte. Onder die oppervlakte (en in een andere ruimte) bevinden zich kasten en kasten met servers om absurde hoeveelheden big data te verwerken en presenteerbaar te maken.

De ruimte dient niet alleen voor real-time rampenmanagement, maar ook trainingen, interactief ontwerp, showcases voor (mogelijke) opdrachtgevers en natuurlijk voor gemeenschappelijk onderzoek en altijd weer het visueel krijgen en manipuleren van data.

En... ID Lab heeft natuurlijk een projectsite in Deltashare waar zij kennis kunnen delen, demo's beschikbaar stellen, maar ook het proces van marketing via Deltashare laten lopen. Gert-Jan toont ons nog snel de opzet daarvan. En natuurlijk komen er dan vragen, maar een half uur is gewoon te kort om al deze informatie te verwerken. Tja, weet je op dat moment nou dat de parallelle rondleiding zo uitloopt, dan blijf je gewoon doorvragen...

Personeels- en Lerarendossiers TU Delft

Terug in de plenaire ruimte. Christa Muilman, functioneel beheerder Elvis belicht het leerproces rond de Personeelsdossiers. Eén van de bezoekers zegt over deze presentatie en die over de Hooglerarendossiers: ‘heel goed en dapper, dat onze collega’s, dit met ons wilden delen. Het laat zien hoe snel je ingehaald kunt worden door nieuwe ontwikkelingen, als je het ‘te mooi’ wilt doen. Dat laatste is een beetje een lastig uit te roeien neiging binnen ons vakgebied’.

Elvis is gebaseerd op SharePoint 2010 en heeft daar duidelijk last van. Toen het project begon was er nog geen SP2013, maar vervolgens vertraagde het project, waardoor het nu omslachtig is en kansen gemist worden. Daarnaast zijn de servers soms overladen en worden veel data dubbel opgeslagen (zowel als metadata in het personeelsdossier als in het personeelsysteem zelf). Het toevoegen van dossiers ervaren gebruikers als te arbeidsintensief. Dat komt vanwege die dubbelde metadata, maar ook omdat elk document apart moet worden ingevoerd. Een ander knelpunt is dat het autoriseren van gebruikers erg intensief is omdat dat op al die servers moet gebeuren.

Daarom is nu een optimalisatieproject ingezet. Er komt een tool waardoor gebruikers meerdere documenten tegelijk in hetzelfde dossier kunnen uploaden. Verder worden de doublures qua metadata verwijderd (die staan immers al in het personeelsysteem). ‘De ballast wordt eruit gesloopt’, zoals Christa dat verwoordt en... Er gaat gemigreerd worden naar SharePoint 2013!

Leo Woudstra belicht de Hooglerarendossiers. In 70 dossiers van zo’n 10 centimeter dik staat een volledig overzicht van alle leerstoelen: van het ontstaan van de leerstoel tot en met de benoemingen van de hoogleraren. Bij de overgang van kast naar computer was wezenlijk dat alles herkenbaar moest blijven voor de gebruikers. Het resultaat is een digitaal archief, geen formeel recordmanagementsysteem (omdat er geen workflow in zit). Hoewel er nog geen termijnen aan gehangen zijn is er wel sprake van duurzame bewaking (pdfa).

Deltashare voor Kennisdeling

De sessie Zaakgericht werken met SharePoint heb ik niet gevolgd, maar wel DeltaShare voor Kennisdeling. Boeiende sessie met een intelligent verhaal door Wim Owel, Calvin Man en Daniel Girigorie, maar helaas ook wat ingekort vanwege de uitloop van de rondleiding.

Deltares had kilometers papier, maar heeft dat extern geplaatst. Het registratiesysteem van de externe partner deed echter niet wat Deltares wilde: werken met het metadatamodel, vooruitlopend op overall-zoekfacititeiten. Dus zijn er afspraken gemaakt, zoals over de aard van de velden. Ook op de ‘digitale kast’, het digitale archief van Deltares, werd het metadatamodel losgelaten, evenals op de digitale bibliotheekcatalogus, de Kennisbank op basis van Adlib. De consequentie is dat vanwege het metadatamodel in alledrie de informatiesystemen waarmee Deltashare werkt overkoepelend gezocht kan gaan worden.

Het overzetten van kennisdocumenten zoals een publicatie was tijdrovend. Er moesten 17 velden worden ingevuld. Net als bij de TU-personeelsdossiers bleek dat verreweg de meeste metadata al in een ander bestand (hier: de financiële administratie)  aanwezig was. Daardoor blijven nu in Deltashare voor het overzetten maar 5 velden over, deels facultatief. Ook de project-formulieren in SharePoint zijn veel overzichtelijke ingericht dan de vroegere Excel sheets. Alles zelf ontworpen, gebouwd en beheerd. Hierdoor is het per project heel inzichtelijk hoe het staat met de werkdruk en beschikbaarheid bijvoorbeeld, waardoor mensen elkaar eerder kunnen ontlasten.

Een belangrijke factor uiteraard is search, waarvoor een hele sterke tool beschikbaar is in SharePoint 2013 (anders dan in SharePoint 2010). Het metadatamodel speelt hierbij een belangrijke rol, ook bij de presentatie van de zoekresultaten.

En zo is er nog veel meer te melden, maar... daarvoor ontbreekt het aan tijd en ruimte. Het was een boeiende en enerverende sessie. Het hele sprekersteam wordt uitgebreid bedankt, met name Jolanda de gastvrouw en Esther als keynote spreker. En voor de deelnemers die aangaven behoefte te hebben aan nadere informatie (doorgaans de meest ervaren deelnemers), is in overleg met Jolanda en Esther een oplossing gevonden: deelnemers die nog met vragen zitten, kunnen 30 augustus weer in Delft terecht, zonder kosten (wel graag even aanmelden per mail)!