Het zaaltje liep meteen weer flink vol - in UB-stijl zaten we in de Instructieruimte - net als onze magen. Ja, Natalia en haar team zorgden voor een ontvangst met heerlijke broodjes :-) Maar belangrijker nog: de middag vulde zich in rap tempo met welkome informatie, soms aardig pittige zelfs. En het bleef niet bij maag en brein, ook het hart werd aangesproken: oude werken zoals die in de bijzondere collecties blijven iets magisch hebben, zeker als ze zo liefdevol gepresenteerd worden...

Per saldo was het een geweldige sessie, door de aanwezigen bekroond met gemiddeld bijna een 8 in de evaluaties (ja, een paar negens). Iemand schreef: ‘Beter kan haast niet’. Altijd fijn om te horen. Een ander merkte op: ‘Voor niet-ingewijden ging het een beetje snel’. Ook dat is herkenbaar, met name bij RDM en Open Access. Voor de wel-ingewijden was dat dan juist weer smullen...

Over smullen gesproken: Natalia en haar team zijn tot slot heel hartelijk bedankt voor hun enthousiaste en kundige presentaties. De 7 sprekers en organisatie (dank aan Valerie, Rita, Martine en Marleen!) ontvingen een fles wijn. En Natalia zelf? Een kikker en een ooiveaar van chocolade! De kikker als symbool voor de ongrijpbare kennis. En de ooievaar? Wie anders is er kampioen in het vangen van kikkers? En... laat die ooievaar nou ook het symbool zijn van Natalia’s geboorteland Polen. :-)

Hieronder het inhoudelijk verslag. Van de Rondleiding , de Schatten uit de Bijzondere Collecties en de presentatie over Licenties is geen vastlegging (en zijn er geen sheets).

De Wonderbaarlijke Wereld van de UB’s

Natalia Grygierczyk, Directeur Universiteitsbibliotheek Radboud Universiteit

Eerst maar eens even wat kerncijfers van de Radboud UB:

1. ๏Budget UB: ca € 9.500.000 (excl. ca 3 miljoen aan huisvesting)
   

2. ๏Katholiek Documentatie Centrum: ca € 1.000.000 (zie ook presentatie van Hans)
   

3. ๏ca. € 3.200.000 aan tijdschriften kosten
   

4. ๏3.000.000 artikelen p/j gedownload uit 13.000 digitale tijdschriften
   

5. ๏650 cursussen informatievaardigheden voor ruim 7.000 studenten
   

6. ๏5 fysieke bibliotheeklocaties met uitleen
   

7. ๏1.900.000 fysieke materialen  = 50 km
   

8. ๏62.000 uitleningen per jaar
   

9. ๏14.000 actieve leners
   

Er speelt natuurlijk van alles bij de UB, maar Natalia concentreert zich verder op drie hoofdthema’s en benadert die van bovenaf. Niet vanuit Radboud sec, maar als uitdagingen die voor alle universiteitsbibliotheken gelden. Dat zijn:

1. ๏TDM
   

2. ๏RDM
   

3. ๏OA
   

TDM: Text en Data Mining

Technologie en de mogelijkheden daarvan ontwikkelen zich op TDM-gebied heel snel de laatste jaren. Een definitie van techopedia.com:

1. ‘Text data mining involves combing through a text document or resource to get valuable structured information. This requires sophisticated analytical tools that process text in order to glean specific keywords or key data points from what are considered relatively raw or unstructured formats.’
   

Het wordt vooral ingezet in bio-informatica, business-, computerwetenschappen en geesteswetenschappen en maakt het beantwoorden van volledig nieuwe vragen mogelijk. Een belangrijke factor daarbij is dat computers geen fysiologische beperkingen hebben, in tegenstelling tot mensen met hun ogen en brein. Computers kunnen in eindeloze hoeveelheden teksten en data zoeken en die analyseren en combineren. De obstakels zijn eerder van juridische en technische aard.

Een mooi voorbeeld betreft de Victorian Jokes, grappen uit de Victoriaanse tijd. Er zijn er via TDM ca 1 miljoen verzameld en getagd. Het resultaat: Nieuwe inzichten in de cultuur en de samenleving van de negentiende eeuw. Maar ook zijn ze nu beschikbaar voor het algemene publiek. Er wordt dus voldaan aan een voor universiteiten steeds belangrijker doelstelling: Valorisatie. Dat wil zeggen dat er meerwaarde is voor de maatschappij in het algemeen.

Een tweede voorbeeld: identificatie van onveilig speelgoed in de USA. Miljoenen online consumenten reviews zijn doorzocht met TDM - handmatig is dat ondoenlijk - om te onderzoeken of TDM kan helpen bij het identificeren en rangschikken van veiligheidskwesties in online beoordelingen van speelgoed. Dat leidde o.a. tot het opstellen van lijsten met ‘gevaarlijke woorden’ en... bij een baby knuffelpop werd ontdekt dat er brandgevaar was. Ergo: zo’n 175.000 poppen teruggehaald. Feitelijk is hier sprake van ‘citizen science’, maar dan wel een onbewuste variant.

Lastig hierbij zijn vaak de juridische en technologische barrières: als rechten op teksten of data bij uitgevers berusten, bepalen die of en hoe ze gebruik toestaan. Om bruikbare toegang tot die informatie voor elkaar te krijgen moet je vaak een heel proces doorlopen en dat moet je niet aan de wetenschappers zelf overlaten. Dat neemt dus de UB uit handen door directe ondersteuning. Denk daarbij ook aan de visualisatie van de gegevens.

Er zijn tevens min of meer technische belemmeringen zoals limieten aan de hoeveelheid tijdschriften die je opvraagt. 1 artikel per seconde is nog doenlijk, maar 10.000 per week uit een collectie van 11 miljoen (Elsevier) zou jaren vergen. Soms brengen uitgevers boobytraps aan waardoor je in 1x als hele universiteit wordt buitengesloten als iets wordt gedaan dat ze niet zint. De verschillen tussen uitgevers zijn groot in dit opzicht. UBs vinden: The Right To Read Is The Right To Mine. Dat is nog een aardige politieke strijd.

RDM: Research Data Management

Een definitie luidt

1. ‘Research Data Management is the care and maintenance of the data that is produced during the course of a research cycle. It is an integral part of the research process and helps to ensure that your data is properly organized, described, preserved, and shared.’ (DePaul University)
   

Het is natuurlijk fantastisch als je de data van andere onderzoekers kunt gebruiken bij je eigen onderzoek doordat ze toegankelijk zijn opgeslagen. Gelukkig eisen de financiers van onderzoeken dat dat gebeurt. Het delen van onderzoeksdata voor hergebruik veronderstelt dat data vindbaar (findable), toegankelijk (accessible), uitwisselbaar (interoperable) en herbruikbaar (reusable) zijn. Kortom: FAIR.

Zo leidde het analyseren van bestaande antibiotica-data binnen 6 maanden tot meer dan 40 nieuwe genen, waarvan ca 10 antibioticaresistent. En het delen van data over Malaria leidde tot nieuwe behandeladviezen voor (Afrikaanse) kinderen met ondergewicht en daardoor tot lagere mortaliteit.

OA: Open Access

Een definitie:

1. ‘Open access is een brede internationale academische beweging die streeft naar vrije, gratis online toegang tot wetenschappelijke informatie, zoals publicaties en data. Als iedereen de inhoud kan lezen, downloaden, kopiëren, distribueren, printen, indexeren, in het onderwijs gebruiken, ernaar en erin zoeken, of anderszins gebruiken binnen de wettelijk geldende afspraken, wordt de publicatie 'open access' genoemd. Er zijn dan geen financiële, juridische of technische barrières om de informatie te lezen.’ (www.openaccess.nl)
   

OA begon als een soort rebelse beweging in reactie op de disfunctionele markt waarin uitgevers mega-winsten maken (30% en stijgend) door aan universiteiten materiaal te verkopen dat de wetenschappers aan die universiteiten zelf ontwikkeld hebben, maar louter is uitgegeven door die uitgevers. Universiteitsbesturen doen hun uiterste best om die enorme winsten bij uitgevers te veranderen. (Terwijl ze eigenlijk zelf ook het systeem in stand houden.) Het nagestreefde model is betaling vooraf i.p.v. achteraf. Daardoor zijn de materialen voor de lezer vrij toegankelijk, zonder dat OA iets zegt over copyright (en wat wel/niet mag met publicatie), over peer review (en dus prestige, wetenschappelijke kwaliteit), financiële winst of duurzaamheid.

Dit AO model bereiken kan bijvoorbeeld door:

1. ๏juridisch rekken (de mogelijkheden van de auteurswet verkennen)
   

2. ๏flippen (de € 7,6 miljard per jaar tevoren betalen i.p.v. achteraf)
   

3. ๏opschudden (onder meer door rebelse initiatieven zoals LingOA)
   

 

Wat betreft het flippen: in Nederlands is een OA big deal afgesloten met als hoofdpunten:

1. ๏Toegang voor de hele wereld: artikelen van alle NL corresponding authors OA
   

2. ๏Toegang voor Nederland: voor de deelnemende universiteiten toegang tot de tijdschriften
   

Bij het opschudden (zie de sheet hiernaast) is natuurlijk plan S erg interessant. Dat speelt pas sinds begin september maar houdt in:

1. ‘After 1 January 2020 scientific publications on the results from research funded by public grants provided by national and European research councils and funding bodies, must be published in compliant Open Access Journals or on compliant Open Access Platforms.’ (scienceeurope.org)
   

Dan wordt het echt menens.

Research Data Management

Mijke Jetten, Coördinator Open Science/RDM & Data Steward

Mijke is sinds 2 dagen de coördinator van het nieuwe Open Science team. Daarnaast is zij sinds  3½ jaar coördinator op het Research Data Management project - toen nog een project, intussen onderdeel van de structurele dienstverlening. Tenslotte is zij ook Data Steward (bij Institute for Management Research). Dit zijn mensen die ergens in het proces met Research Data Management zitten, niet alleen op de databases, maar ook echt het policy-overzicht hebben. Ze weten wel van de ICT, de technische kant, af, maar zitten met name op support. Data Stewards bewegen dus eigenlijk mee met de onderzoekers. Daar waar de onderzoekers behoefte aan hebben beweegt de Data Steward mee naar toe.

Mijke start met de rol van het Research Data Management in de RU-brede context. Die rol betreft ook de infrastructuur, omdat de dienstverlening hier heel erg aan gekoppeld is. RU is een brede universiteit met heel veel disciplines. Behalve de technische disciplines, die bij de TU Delft, Eindhoven en Twente zitten, hebben ze bij de RU eigenlijk alle disciplines, alfa’s maar ook anderen. Dit maakt het lastig, maar ook heel spannend. Je moet meebewegen om het goed te doen. In 2017 waren er ongeveer 7000 publicaties, waarvan zo’n 4000 vanuit de tweede en derde geldstroom. Dit zijn externe financiers, zoals bijvoorbeeld de EU of (vak)bladen. De universiteit heeft bepaalde eisen, bijvoorbeeld dat al deze publicaties openbaar zijn. Voor zover dat kan uiteraard, rekening houdend met bijvoorbeeld de privacy-wet. Ook financiers stellen deze eis, dus om een subsidie te krijgen moeten data openbaar zijn. Dit betekent nog niet dat de data ook in Open Access staan. Het kan ook zijn dat alleen de meta-data, de data over de data, in Open Access komt te staan, omdat er in de publicatie zelf gevoelige gegevens staan of je geen eigenaar van de data bent. Dus financiers zeggen vaak dat het Open Access moet zijn. Vanuit het RDM-project wordt dit aangevuld met: Open Access als het kan, maar gesloten of restricted als het moet.

Sinds 2013 is er beleid aan de RU. Uitgangspunt is dat onderzoeksdata gearchiveerd moeten worden voor integriteit, reproductie en hergebruik. Dit moet uiterlijk gebeuren bij de publicatie van het onderzoek. De bewaartermijn is vervolgens minimaal 10 jaar vanaf de afsluiting van het project. Als data Open Access beschikbaar worden gesteld is dit voor onbepaalde tijd, de data worden niet meer teruggehaald. Het RU-beleid wordt per instituut verder in- en aangevuld. RU centraal zorgt voor de randvoorwaarden, dus de infrastructuur, maar ook de ondersteuning aan de onderzoekers. En voor de ondersteuning is met name de UB verantwoordelijk.

Rondom het beleid is het RDM-project gestart. Hier valt te denken aan de front-office bij de UB voor RDM advies en ondersteuning voor onderzoekers (en studenten), zorg dragen voor de randvoorwaarden / infrastructuur voor data-opslag en -beheer, en het opstellen van een stuurgroep met daarin onderzoekers en... een lid van het College van Bestuur als voorzitter. Doordat de onderzoek-discipline zelf in de stuurgroep zit ontstaat een RDM-programma dat aansluit bij reële behoeften. In 2014 is met deze projecten begonnen. Een van die projecten voor infrastructuur ging om big data: de Donders-pilot bij het instituut voor neuro-imaging. Dan is er nog het RDS/RIS project voor long tail data. Ook is in 2014 het idee gelanceerd (en intussen ook uitgevoerd) voor een instellingsbrede Digital Research Environment (DRE). Deze is door het Radboud UMC opgezet en ook (als enige) gebruikt.

In 2017 ontstond een nieuwe strategische visie op RDM: “Om de kwaliteit van het onderzoek”. Er was immers wel heel veel neergezet, maar er waren onderzoekers die er nog weinig van merkten of mee deden. Ook speelde een rol het nieuwe doel om in 2020 data bij alle publicaties FAIR gearchiveerd / opgeslagen te hebben conform wettelijke en ethische vereisten. Dus Findable, Accessible, Interoperable en Re-usable.

De pijlers van de strategische RDM visie:

1. 1.Metadata in CRIS, RDM beleid onderzoeksinstituten, promovendi
   

2. 2.Scriptiedata, in elk geval het registreren en opslaan (maar waar zet je het neer?)
   

3. 3.RDM systemen voor opslag en beheer (DRE, Donders pilot/DR/RDR, RDS/RIS)
   

4. 4.Financiën
   

Deze aanpak telt vele betrokkenen: CvB, SOO, BJZ, CIF, IM, ISC, UB, faculteiten, onderzoeksinstituten, onderwijsinstituten, data stewards, onderzoekers, docenten. Wat betreft de infrastructuur is het niet één groot samenhangend geheel. Iedereen heeft zijn eigen interesses. Het Donders instituut heeft gezegd dat ze gaan bouwen wat zij willen, omdat zij genoeg geld hebben. Er is echter ook een onderdeel dat veel minder geld heeft, maar wel beschikt over data die voor vele onderzoekers van belang zijn. Tja, zie maar eens naderhand die verschillende systemen aan elkaar te knopen en de onderzoekers te bewegen niet van één systeem gebruik te maken maar van drie. Er is nog een slag te slaan met het verbinden van de projecten en het aanbieden via één portal.

Overigens is Mijke realistisch: 2020 gaan we bij lange na niet redden, maar zo’n stip aan de horizon werkt wel perfect. Het struikelblok is de Interoperability, dus FAIR zonder I moet wel lukken: FAR. Interoperability veronderstelt namelijk dat je data uit het ene onderzoek kunt gebruiken in het andere en bij afwijkende terminologie voor min of meer hetzelfde gegeven is dat gevaarlijk. Kun je ‘mud’ en ‘soil’ over 1 kam scheren? Nee dus. Heel lastig onderwerp. Ook over het bereik van RDM is Mijke helder: het zal vooral aanslaan bij de nieuwe generaties onderzoekers, vooral de PhD’s (Dr’s). En dan vooral in de kwantitatieve hoek, immers: hoeveel urgentie heeft het om bij Antropologen al de dozen met aantekeningen die op zolder staan te gaan digitaliseren?

Het financiële stuk is eveneens lastig. Pay per use is een oplossing, maar vooral als het gaat om hele krachtige berekeningen zoals bij DRE is dat knap duur. Of moet de onderzoeker zelf betalen, het instituut, de (externe) financier of de Radboud Universiteit zelf?

De Universiteitsbibliotheek wil een One-stop-shop zijn voor ondersteuning rond de systemen. Dat heeft consequenties qua techniek, organisatie en beleid:

Technisch

1. ๏Integrated, user-friendly interface (do-it-yourself, incl. profiling on the RU profile pages)
   

2. ๏‘Register once use any time’ principle
   

3. ๏Registering and uploading publications and data sets at once; including a DMP tool
   

4. ๏Automatic uploading from and to RIS
   

Organisatorisch

1. ๏Including support services (RIS servicedesk/RDM servicedesk)
   

2. ๏Cooperation with the national DANS EASY archive (front office back office model)
   

Beleidsmatig

1. ๏In the CRIS (Current Research Information System) (dat is Metis), incl. reports
   

2. ๏Including data curation, quality check and straightforward ownership policies
   

3. ๏Overview of archived data (FAIR)
   

Als gebruiker stel je je eigen datamanagementplan op zodra je je onderzoek start. Vervolgens upload je zelf je dataset en dat datamanagementplan. Interessant is dat je dan op je eigen RU-profielpagina directe links krijgt naar je eigen publicaties die in Metis staan en dat de digitale onderzoeksgegevens op DANS komen voor wereldwijd gebruik door collega-onderzoekers.

Leren en studeren via E-Learning

Monique Schoutsen, Specialist Wetenschappelijke Informatie

Er was eens een klein universiteitsbibliotheekje uit Nijmegen, dat een mooie set e-learning modules voor haar studenten wilde ontwikkelen. Ze zocht eerst overal naar de juiste software, en ze vond veel! Maar ze had een paar eisen. Allereerst moest de software makkelijk te gebruiken zijn. Ook moest deze interactief zijn. Tenslotte moest het niet te duur zijn, maar ook niet goedkoop lijken.

Gelukkig vond ze haar schat: Xerte. Deze software voldeed aan alle eisen en meer. Zo was het ook nog eens een open source product en ontwikkeld door een universiteit, namelijk die van Nottingham. Dit vond het universiteitsbibliotheekje uit Nijmegen erg prettig, omdat ze er van uit kon gaan dat het dan ook aansloot bij de haar wereld. Ze installeerde de software, kreeg hulp, en had veel plezier. The end…?

Nee, want toen begon het pas. Het kleine universiteitsbibliotheekje dat e-learning modules wilde ontwikkelen wist namelijk niets van online didactiek. Hier kreeg zij dus les in. Een belangrijk punt dat zij leerde was dat zij de autonomie van de student moest respecteren. Dit betekende onder andere dat de student zelf moest kunnen kiezen met welk onderdeel hij of zij verder ging. Ook werd verteld dat je bij het ontwikkelen van een e-learning module moet beginnen met het stellen van vragen in plaats van met vertellen. Dus bijvoorbeeld de module beginnen met een klein testje of vragenlijstje voor de student. De laatste twee belangrijke punten die zij leerde was dat je veel beeld en afwisseling moet gebruiken én dat je moet combineren met wat er al is.

Ze leerde fotoshoppen en uiteindelijk maakte ze haar eerste les! Deze eerste les ging over plagiaat en had als titel: “Plagiaat, hoe vermijd je dat?”. Deze was natuurlijk nog vrij eenvoudig van opzet. De eerste les is nog steeds beschikbaar. Ziehier. Ook bedacht ze dat ze natuurlijk wel moest letten op het copyright van gebruikte plaatjes in een e-learning module. Ze gebruikt daarom vooral plaatjes van de Radboud Universiteit zelf en van Pixabay. Deze mag je gewoon gebruiken, zelfs zonder naamvermelding. Ook probeerde ze de module zo rustig mogelijk te maken. Dus niet allerlei verschillende kleuren en plaatjes door elkaar, maar bijvoorbeeld het gebruik van pictogrammen op belangrijke punten. En zo kreeg ze de smaak te pakken. Er kwam een nieuwe medewerker in dienst die heel bedreven was in fotoshoppen en het gebruik van ander illustratiemateriaal. Die maakte een mooie e-learning module over Smarter Searches with Google. Ziehier. Als startpagina was er een infographic model gepakt van easel.ly. De Xerte software heeft de mogelijkheid om hotspots te maken. Dan kun je dus met de muis ergens op gaan staan (in de infographic) en verder klikken.

Het kleine universiteitsbibliotheekje begon intussen naam te maken met haar mooie e-learning modules. Op een gegeven moment kwam de privacy security officer langs met de vraag: Kun je een e-learning module maken over het beschermen van persoonsgegevens? Hmm... Na enig denken besloot ze dat dit ook bij haar domein behoorde, aangezien het informatie betreft en zij degene is die zich met informatie bezig houdt en dus... ook met het beschermen van informatie. Ze moest zich wel even inlezen. Deze allernieuwste module heet “RU Hack-proof” - ziehier - en gaat onder andere over de nieuwe privacywetgeving en veiligheid. De module begint met een test (één van de belangrijke lessen: begin met het stellen van vragen!)

Met onder andere de volgende vragen:

1. ๏Welke groep is het vaakst slachtoffer van cybercrime?
   

2. ๏Ouderen
   

3. ๏Hoogopgeleide jongeren
   

4. ๏Laagopgeleide jongeren
   

5. ๏Is de universiteit verantwoordelijk voor de data die je voor je scriptie op je USB-stick verzameld hebt?
   

6. ๏Is het gevaarlijk om iemand je rekeningnummer te appen?
   

Het kleine universiteitsbibliotheekje maakte ook een website-pagina met allerlei modules per vakgebied: E-lite. Ziehier. Al het materiaal is overigens vrij toegankelijk. Dus als je e-learning modules wilt gebruiken dan kan dat. Ze zijn natuurlijk wel erg gericht op de Radboud Universiteit.

Er wordt nauwgezet bijgehouden hoevaak modules gebruikt worden. Hiervoor zijn mooie statistieken.

En zo groeide het kleine universiteitsbibliotheekje in haar rol als maker van e-learning modules en kijkt zij nu naar uit naar de toekomst waarin zij hoopt de modules te verbeteren en nieuwe onderwerpen te vinden om een module van te maken (zoals data- en textmining). :-)

Herclassificatie: van 27 collecties naar 1

Gerda Lamers – Projectleider Herplaatsinsgproject

In de Universiteitsbibliotheek – de Verdieping - staan met name de collecties van Geesteswetenschappen, Sociale Wetenschappen en Managementwetenschappen. Ongeveer 2½ - 3 jaar geleden is begonnen met nadenken over het herplaatsen ervan. Er staan zo’n 225.000 boeken in 27 collecties. Circa 25 jaar geleden zijn deze collecties allemaal naar de UB verhuisd vanuit verschillende locaties en allemaal geplaatst zonder ze te integreren in één systeem. Deze collecties hadden allemaal een eigen signatuur, dus 27 verschillende signaturen en... elk met zijn eigen rubricering. Dat is niet bepaald bevorderlijk voor het eenvoudig terugvinden van materialen. Als er mensen aan de balie zijn is dat niet zo’n groot probleem, maar wegens bezuinigingen zijn die mensen er niet meer, de balies zijn opgeheven. Ook kwam er een nieuw systeem, waarbij de verschillende etiketten niet meer handig ingevoegd konden worden. Als er meerdere etiketten op één boek stonden, werden die op een onlogische manier achter elkaar geplakt. Tijd voor een structurele oplossing.

De meest aangevraagde boeken zijn vanuit het depot naar de UB verplaatst en vervolgens is men gaan onderzoeken wat een goede, eenduidige, systematiek zou zijn. Daar kwam uit dat de classificatie van het Library of Congress voor wetenschappelijke bibliotheken prima de lading zou dekken, zeker voor Geesteswetenschappen, wat toch de grootste collectie is. De collega’s van de bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam waren met hetzelfde project bezig. Daar is men dus gaan spieken. Ze werden met open armen ontvangen en kregen veel adviezen en tips. En... werden ook nog daadwerkelijk geholpen. De UvA heeft bijvoorbeeld de ICT-er geassisteerd als vraagbaak voor het ontwikkelen van de app voor het omzetten.

Eén van de tips die ze kregen is: je moet de mensen die eraan werken wel goed belonen. Het is hard werken, en af en toe een extraatje is erg belangrijk. Ergo: veel “chocolade-momentjes”. Er is een plan van aanpak gepresenteerd aan het MT, ook in verband met de personele en financiële middelen, die er weinig waren. Het project is functie-volgend ingezet. Dit houdt in dat iedereen die er vanuit zijn of haar toenmalige takenpakket mee van doen had of zou krijgen, een rol in het project speelt. Dit vraagt veel afstemming en overredingskracht, maar het levert ook heel veel enthousiasme op. Er waren gelukkig ook wat middelen om student-medewerkers aan te trekken voor bepaalde werkzaamheden. Bijkomend voordeel van deze aanpak: als je met mensen vanuit de organisatie zelf een project doet, dan leer je er ook met zijn allen van en hoef je niet aan het einde van het project een overdracht te doen.

Een andere tip van de UvA was, dat ze alle boeken hadden laten ‘indalen’. Ze hebben alles zo veel mogelijk naar de onderste planken verplaatst, zodat de bovenste vrij waren voor het plaatsen van de boeken in de nieuwe classificering en rubricering. Dan kan het gebruik ervan gewoon doorgaan. Dit heeft de UB overgenomen. Er is begonnen met de bovenste gevulde schappen. Hiervoor zijn studenten aangetrokken, maar ook vrijwillige collega’s hebben meegeholpen. In de weekenden zijn al die boeken uit al die kasten naar beneden geplaatst, dus eigenlijk hebben de gebruikers er weinig last van gehad. Het was erg gezellig. Er waren collega’s van de back-office bij die nog nooit in de open opstelling waren geweest!

Ook is een scholingstraject opgezet. Opnieuw is hiervoor leentjebuur gespeeld bij de UvA. Die hadden een mevrouw van de Library of Congress laten komen. Zij heeft twee weken lang heel intensief iedereen geschoold. Het was allemaal in het Engels, wat voor sommige mensen natuurlijk best pittig was. Het tempo was ook erg hoog, maar ze had dan ook maar twee weken. Er is nog steeds contact, dus met moeilijke dingen is er nog de mogelijkheid om haar te benaderen. Heel veel mensen hebben zo een basisopleiding gehad en er zijn 18 mensen als LCC-specialist opgeleid. Dit waren de collectie-specialisten en alle mensen die in een back-office inhoudelijke en formele ontsluitingstaken hebben.

Vervolgens kwam het plan van aanpak. Maar 70% van de collectie had een code in de formele beschrijving die je makkelijk over kon halen vanuit de catalogus van het LCC. De overige 30% moest dus handmatig worden omgezet. Met name de mensen van de formele en inhoudelijke ontsluiting - in samenwerking met de eigen ICT-afdeling en die van Amsterdam - hebben een applicatie gemaakt waarbij vrij simpel de barcode gelezen kon worden. Na lezing van de barcode volgt een voorstel voor een codering op het etiket, dus de signatuur. Vervolgens geef je een printopdracht en kun je het etiket op het boek plakken en kan het op de juiste plek in de kast worden gezet.

Er is begonnen met het plaatsen van de boeken op de bovenste lege planken. Hierdoor moet je wel veel schuiven (herschikken) tijdens het project, en krijg je dezelfde boeken meermalen in handen, maar er is ook een duidelijk scheiding tussen ‘oud’ (onderin de kast) en ‘nieuw’ (bovenin de kast). Je begint met het omwerken door de hele collectie(s) heen, want het kan overal terecht komen (het moet immers 1 collectie worden). De boeken staan nu op onderwerp. P is bijvoorbeeld taalkunde/literatuur, en PA is klassieke talen. Vervolgens krijg je een afkorting van de auteur of titel en eventueel vertaling, en tenslotte het jaar van uitgave. Alle 27 collecties komen dus op onderwerp te staan. Een mooi voordeel is dat je, als je een bepaald boek gezocht hebt, ook meteen ziet wat er nog meer is, omdat dit fysiek er bij staat.

Hoe zat het nu met de dienstverlening tijdens de omwerking? Want wat als bijvoorbeeld iemand een boek niet meer kan vinden? Er zijn op de karren, die gebruikt weden tijdens het herschikken, affiches geplakt waarop stond waar men mee bezig was en dat je de medewerker die bij de kar is vragen kon stellen. Bij een kar is altijd wel iemand in de buurt, dus mensen konden altijd vragen stellen.

De planning was om in februari te beginnen. Toen was er een enorme griepgolf en er waren ook wat problemen met het nieuwe systeem. Uiteindelijk is pas in april echt gestart. Werkprocessen moesten worden ingericht aan de hand van een slow-start: kijken wat je tegenkomt en kijken wat dat gaat betekenen. Er wordt (bijna) niks opgeschreven. Wat afgesproken is wordt (meteen) uitgevoerd. Geen notulen, als er iets afgesproken wordt is dat de volgende keer gedaan, uitgezocht en klaar. Er zijn korte lijntjes. Geen wachtmomenten: als iets klaar is, gaat het naar de volgende.

Alle kasten zijn genummerd en alle schappen kregen een letter. Er zijn ophaalroutes gemaakt: eerst alles met de A, dan alles met de B, … Er is een grondplan gemaakt en op de kasten zijn indicaties gemaakt wat de eerste codering zou zijn voor die kast.

Omdat op een gegeven moment heel veel informatie per kast of plank werd gegeven, is besloten alle bewegwijzering weg te halen en alleen het allerbelangrijkste aan te geven. Nu wordt gekeken wat de gebruikers er van vinden. Onlangs is de eerste oplevering van een deel van de collectie geweest. Ook hier zijn de gebruikers weer bij betrokken. Het gaat om de collecties die min of meer klaar waren, dit zijn Kunstgeschiedenis, Oude Geschiedenis en Klassieke talen. Er zijn iconische afbeeldingen bij de betreffende collecties geplaatst op de kasten. Er is ook een quick reference guide gemaakt, nu alleen nog op papier en in pdf op de website. Het is de bedoeling dat dit ook interactief wordt.

Eind 2018 is het project gereed. Er wordt hard aan gewerkt, met meer dan 50 mensen, en ze zijn al bij de letter N. Eerst wordt de bulk gedaan, pas later de details. Hierdoor kun je rustig nadenken over de oplossing voor de ‘probleemgevallen’. De nazorglijst is al best lang. Er is veel meer werk dan begroot, maar... iedereen is nog steeds betrokken en enthousiast!

Groene en Gouden Open Access

Dirk van Gorp, Open Access Officer

De cartoon rechts geeft aardig weer wat de situatie is als het gaat om toegang tot wetenschappelijke informatie. Vijf uitgevers bezitten zo’n beetje de helft van de titels dus de onderhandelingsmacht ligt bij een kleine groep. Lastig is dat wetenschappers nu eenmaal moeten publiceren in hoge Impact Factor tijdschriften. Grote onderzoeksfinanciers betekent verplichte Open Access, maar de APC’s - de fee die je moet betalen om een publicatie ‘Open’ te krijgen - zijn duur en de kosten ervoor zijn vaak niet begroot in de subsidie-aanvragen. Als men hierbij niet goed stil staat (en dat gebeurt nogal eens) zijn er plotseling problemen als er na het onderzoek een artikel gepubliceerd moet worden: waar halen we het geld vandaan? Geen geld > geen publicatie. Er zijn wel AO-tijdschriften, maar het duurt relatief lang voordat die echt gevestigd zijn. Bovendien is er een wildgroei aan tijdschriften waardoor overzicht niet eenvoudig is, om maar te zwijgen over roofuitgevers die geen peer reviews en wetenschappelijke waarde hebben maar je graag laten publiceren, mits je betaalt.

Er zijn drie belangrijke vormen van OA:

Groen (je wilt achteraf een gesloten publicatie OA maken)

1. ๏Archiveren in een Repository
   

2. ๏Voor ‘gesloten’ publicaties
   

3. ๏Indien OA niet mogelijk is
   

4. ๏Indien auteur niet kan betalen voor OA optie
   

5. ๏Afhankelijk van beleid uitgever
   

Goud (volledige OA, zonder abonnement)

1. ๏In volledig OA tijdschriften
   

2. ๏Alleen OA publicatie mogelijk (geen abonnement optie)
   

3. ๏APC betaling vereist (kosten variëren)
   

4. ๏(Vaak) verplichte optie voor financiers
   

5. ๏OA verplicht voor meeste financiers!
   

Hybride (abonnement + OA)

1. ๏In abonnement-tijdschriften die OA optie aanbieden
   

2. ๏APC betaling vereist
   

3. ๏OA ‘deals’ van VSNU zijn hybride
   

4. ๏gratis OA publiceren voor wetenschappers van Nederlandse Universiteiten
   

Verder zijn er nog Preprint Publishing (voornamelijk voor Wiskunde en Biologie) en Diamond (betaald door de Universiteiten). De beste zoekresultaten en dus meer citaties krijg je momenteel nog met Groen.

De Radboud Repository registreert alle publicaties van Radboud wetenschappers. Dat zijn er inmiddels zo’n 150.000 waarvan 28,4% Open Access (april 2018). Buiten de Gouden route en de ‘deals’ is dit een mogelijkheid voor OA. Het zorgt voor betere zoekresultaten en zichtbaarheid en dus citaties voor RU publicaties. Volledige teksten en publicatiegegevens zijn eenvoudig te delen en downloaden en ze worden duurzaam gearchiveerd in het nationale E-Depot van de KB.

De ‘big deals’ waarover gesproken wordt zijn tussen uitgevers en de VSNU, de Vereniging van Universiteiten. De (momenteel 15) uitgevers zijn o.a. Springer, Wiley, Taylor & Francis, Cambridge University Press, Sage, Elsevier (max 30% van journals), etc.

Deze Dutch Open Access deals behelsen:

1. ๏Gratis OA publiceren voor NL wetenschappers in prestigieuze/Hoge Impact factor journals
   

2. ๏Oplossing voor kosten APCs + administratie
   

3. ๏Beperking wildgroei tijdschriften
   

4. ๏Geen barrière voor carrière perspectieven
   

5. ๏Controle via institutioneel e-mailadres
   

Telkens weer blijkt Elsevier met zijn enorme positie het hardst tegen te stribbelen. In Nederland doen ze maar met 30% van de titels mee, in Duitsland zelfs met 0%. In Zweden staan ze ook buiten spel, dus wie weet gaan ze het een keer voelen.

Al met al zijn er veel mogelijkheden om OA te publiceren, maar de wetenschappers kennen die niet. De rol van Dirk en collega’s bestaat vooral uit informatievoorziening en dienstverlening. Zoals het snel checken waar iemand kan publiceren en... het voorkomen van plaatsing in rooftijdschriften. Met het oog op die laatste categorie, de predatory publishers, is sprake van aparte dienstverlening: informatievoorziening, tips & tricks, een servicebalie voor vragen en controle, maar ook het opslaan van dossiers met getroffen wetenschappers. Voor de overige dienstverlening is er een OA servicebalie en wordt gezorgd voor het beantwoorden van vragen over OA financiering, deals, CC-BY licenties, het geven van lunchseminars en presentaties en organisatie van de Open Access week.

Een nieuwe rol voor de bibliotheek is die van publishing services provider. Een eerste voorbeeld is Ling-OA: de redactie en auteurs en reviewers van taalkundige tijdschriften is overgestapt, de uitgever met lege handen achterlatend. RU bibliotheek neemt als taak op zich het coördineren van de workflow en het bieden van redactionele ondersteuning. Uitgangspunt is FAIR Open Access:

1. ๏Transparante prijzen en beperkte APCs
   

2. ๏Eigendom van het tijdschrift bij de redactie
   

3. ๏Auteursrecht bij de auteur
   

Wegwijs in de Mist van Licenties

Els Peters, Beleidsmedewerker

De wereld van de licenties is mistig. Een licentie geeft jou toestemming - tegen een bepaalde prijs - iets te gebruiken terwijl het eigendom gewoon bij de eigenaar blijft. De materie rond het afsluiten van licenties is complex. Om de wetenschappers (2.700) en studenten (20.000) van de 7 faculteiten en het UMC door die mist te gidsen zorgt de Radboud UB voor ondersteuning. Al die gebruikers - ook burgers trouwens, mits via een gastaccount maar alleen in de bibliotheeklocatie - moeten zonder allerlei hobbels kunnen zoeken en bladeren door de 13.000 digitale tijdschrift-abonnementen.

Eén van die mogelijke hobbels is toegang. Er zijn immers verschillende manieren om bij content te komen. Om te voorkomen dat men apart moet inloggen afhankelijk van de benaderingswijze, heeft de UB ervoor gezorgd dat er campusbrede toegang is. Je logt dus éénmalig in voor autorisatie en hebt geen inlogaccounts per bron. De rest gebeurt achter de schermen en in de afspraken met de uitgevers.

De benodigde vakspecifieke literatuurbudgetten worden geleverd door de faculteiten. Vanzelfsprekend is er voortdurend afstemming tussen die faculteiten en de UB. Al met al resulteert dit in een literatuurbudget waarvan zo’n 90%  opgaat op aan de ca. 13.000 digitale abonnementen, databases, e-books etc. en de rest zit in zo’n 1.500 print-abonnementen en 8.000 gedrukte boeken per jaar. Daarnaast zijn er nog diverse andere bronnen zoals , LexisNexis, Times Literary Supplement Historical Archive, educatieve video’s en textbooks.

Een 40-tal licenties is landelijk, met name tijdschriften. Als er eenmaal landelijk afspraken zijn, lijkt het simpel, maar de praktijk wijst uit dat er nog veel verrekeningen nodig blijven voor losse dingen. En de niet onbelangrijke vraag doet zich voor: hoe ga je de kosten verdelen over de universiteiten? Doe je dat op basis van studenten-aantallen (maar ja, niet elke universiteit heeft een medische faculteit bijvoorbeeld)? Of doe je dat op basis van de financiering die de universiteiten krijgen, of op het aantal publicaties? En als je dan een verdeelsleutel hebt, moet je intern weer rekenen om het over de faculteiten te verdelen.

Een factor die onverwachts weer tot nieuwe verrekeningen leidt is de aan- en verkoop van tijdschrift-titels door uitgevers. Sommige tijdschriften gaan gaandeweg de contractduur over naar een andere uitgever, zodat daarvoor alsnog apart onderhandeld en betaald moet worden. Dit noopt ertoe dat een marge moet worden afgesproken: als meer dan 5% van de omzet uit zijn pakket verdwijnt, moet de uitgever geld terugbetalen. Een vergelijkbaar probleem treedt op als een tijdschrift wel door de uitgever wordt uitgegeven, maar net niet onder de deal valt, terwijl het wel die schijn heeft.

E-books is een verhaal apart. Die worden ingekocht met de afspraak van perpetual access. Dat klinkt goed, maar de vraag is dan: toegang door wie? Oftewel: door hoeveel gebruikers tegelijkertijd? Het ideaal is multi-user, maar soms mogen er maar 3 concurrent users zijn, soms zelfs maar 1. En natuurlijk is gewenst dat ze in de knowledge base komen. En zo is er altijd wat af te stemmen en te onderhandelen. Els en haar collega’s hebben voorlopig wel de handen vol…

Aantrekkelijkheid en Relevantie van Archiefmaterialen

Hans Krabbendam – Directeur Katholiek Documentatie Centrum (KDC)

Precies 2 jaar geleden maakte Hans zich enorm zenuwachtig, omdat hij de dag daarna, 3 oktober 2016, een sollicitatiegesprek had met Natalia Grygierczyk, directeur van de Universiteits-bibliotheek. Uit zijn aanwezigheid hier kan je concluderen dat het een goed gesprek is geweest en dat hij daarna aan de slag kon als directeur van het KDC. Deze introductie zet meteen de toon: informeel en persoonlijk. Dan stelt hij de vraag: ‘wie heeft er wel eens een erfenis gehad?’ en ‘waren daar ook goederen bij?’ en zo ja ‘zaten er ook dingen bij waar je gelukkig mee was?’

Meestal ben je ‘blij’ met een erfenis, want er zitten mooie dingen in, dingen die je kan gebruiken. Er zitten echter ook wel eens dingen bij waarvan je zegt ‘daar ben ik niet zo blij mee’, dat zijn van die dinosaurussen uit het verleden waar je iets mee moet en die je soms het liefst met de container wil laten afvoeren. Toen Hans halverwege 2017 begon aan zijn nieuwe taak als directeur van het KDC, kreeg hij een mooie schat in zijn schoot geworpen. Het betreft een spel van de zusters Ursulinen (zie hier of hier). Dit spel werd in 1943 gemaakt en is bedoeld om nieuwe zusters bekend te maken met de regels. Het is een soort monopolie. Zo zijn er ‘kans’ en ‘algemene fonds’ kaarten. Eén kaart betreft bijvoorbeeld: ‘Ga 2 plaatsen terug, want je hebt gerend op de gang’. Nodeloos te zeggen dat het spel die dag meteen gespeeld werd. Totdat Natalia langs kwam en vroeg of er ook nog gewerkt ging worden… :-)

Het antwoord was natuurlijk: ‘Wij zijn bezig met katholiek erfgoed’. Hans nodigt ons uit om een keer een extra sessie te komen doen om het spel te spelen. Dan neemt hij ons mee in het dagelijks leven aan de binnenkant van een kennisinstituut. De Radbouduniversiteit is vanouds een katholieke universiteit, gesticht in 1923. Het KDC, opgericht in 1969, is een zelfstandige afdeling binnen de UB en bestaat bijna 50 jaar. (Ja, ja, het regent jubilea binnenkort: ook al bijna 100 jaar Radboud Universiteit.) De traditie is dat het KDC ook echt een eigen domein was (en is), met nog steeds speciale aandacht van het college van bestuur. Er worden archieven bewaard, geordend en ontsloten. Ze worden beschikbaar gemaakt voor onderzoek. Ook wordt informatie verstrekt aan individuele vraagstellers.

Waarom werd het instituut opgericht? In de zestiger jaren was de ontzuiling in volle gang. Maar ook het Tweede Vaticaans Concilie speelde een grote rol, en de omslag in de katholieke wereld, het meer richten op de samenleving. In 1967 zagen de hoogleraren van de KUN, vooral de sociologen en historici de noodzaak en kansen voor aandacht voor het erfgoed van het Nederlands katholicisme. Er was heel veel behoefte aan informatie om te duiden wat er op dat moment aan de hand was. Er is dus een heel groot reservoir aangelegd van onderzoeksdata, wat natuurlijk heel goed was van een -toen nog – jonge universiteit. En er werd enorm veel onderzoek gedaan om de (“emancipatie”)geschiedenis van het katholicisme in Nederland te beschrijven.

Jan Roes was de eerste directeur (om de continuïteit aan te geven: Hans is pas de derde). Hij is vooral het hele land doorgecrosst om archieven op te halen, welke anders aan de straatstenen prijsgegeven zouden worden. Bijvoorbeeld van organisaties die fuseerden of overgenomen werden door de Staat. Het KDC liep voorop in de automatisering: zij hebben als 1 van de eersten zelf een systeem gebouwd waarin je in al die deelarchieven kon zoeken. In het begin van de jaren ’80 was dit ontzettend hip. Dan krijg je echter te maken met de wet van de remmende voorsprong: ze zijn heel lang doorgegaan met het ontwikkelen van hun eigen systeem, en op een gegeven moment kan je ‘hobby-isme’ niet op tegen de professionaliteit van de ontwerpers van programma’s. Daarvan wordt nog steeds de erfenis gevoeld. Het was echter wel een goede zet om te proberen informatiesystemen te integreren. In de jaren ’90 is men bezig gegaan met het aanleggen van audiovisuele collecties.

In 2003/2004 kwam de crisis in het centrum, want toen dacht het universiteitsbestuur: “wat moet een universiteit met een documentatiecentrum? Laten we dat verplaatsen naar een echt archief, zoals het Stadsarchief”. Ook overleed toen nog de eerste directeur, en was de crisis compleet. Het heeft maar een haar gescheeld of het hele centrum was ontmanteld. De reddingsoperatie was om onderzoek en collectie van elkaar te scheiden. Er kwam een aparte leerstoel over de geschiedenis van het katholicisme binnen de Letterenfaculteit. De universiteit nam zelf de verantwoordelijkheid van de collectie op zich. Tot nu toe heeft dit de zaak gered en met het jubileum in zicht mag je er op vertrouwen dat het KDC niet opgegeven wordt, omdat zij onder andere de informatie voor het herdenkingsboek levert. :-)

Op 1 mei, de dag van… Sint Jozef, wordt het 50-jarig bestaan gevierd van het KDC. Dan moet ook duidelijk worden wat de missie van het KDC is, namelijk dienstverlenend zijn voor onderzoek. Dat is een hele interessante opdracht in deze tijd. Er is vrij laat begonnen met het digitaliseren van archieven, in 2005. Gestart is met de archieven die het meest werden geraadpleegd. Eén van die archieven is het archief van de KVP (Katholieke Volks Partij), welke is opgegaan in het CDA.

Het gebruik van de studiezaal is niet afgenomen, ondanks de digitalisering. Er komen zelfs meer onderzoekers. Let wel: niet studenten die een werkplek zoeken. Het KDC is afhankelijk van de onderzoekslijnen vanuit de verschillende faculteiten.

Wat kenniscijfers:

1. ๏Voor operationele middelen is ongeveer 6 á 7 ton beschikbaar, wat rechtstreeks uit de schatkist van het College van Bestuur komt, dus geen onderdeel is van de bijna 10 miljoen die de Universiteitsbibliotheek kan verdelen.
   

2. ๏Personele bezetting: 15 mensen in dienst, 11 fte’s. Daarnaast nog mensen vanuit de Participatiewet en nog 20 vrijwilligers die goed zijn voor 5 fte’s en een aantal stagiaires. Dus in totaal ongeveer 20 fte’s, waarvan ongeveer de helft in vaste dienst is.
   

3. ๏Er zijn 2 locaties: een studiezaal en een depot, waar zich het grootste deel van de collectie bevindt.
   

4. ๏De collectie bestaat uit ongeveer 1500 verschillende archieven (12 kilometer aan archiefdozen). Dit varieert van 700 meter van de ontwikkelingsorganisatie Cordaid tot en met een heel klein doosje uit de collectie van een vrouwelijk pastor die een begrafenis heeft geleid en kort daarna is overleden. Dus van heel groot naar heel klein. Centraal staat de rol die iets kan spelen in het collectief geheugen van het katholiek leven in Nederland.
   

Het KDC beschikt over de topverdieping van de UB-toren, die wordt gebruikt voor boeken: vooral de grijze literatuur, niet alleen over theologische, maar ook over maatschappelijke onderwerpen. Ook proefschriften en dergelijke worden daar bewaard. En natuurlijk foto’s, films en geluidsfragmenten, het leven is immers meer dan alleen maar letters op papier. Het betreft vooral archieven van maatschappelijke organisaties die aan de katholieke kerk zijn gelieerd. Dus niet kerkelijke archieven, want die zijn eigendom van de kerk en liggen bij een publieke instelling of een gemeentelijk of bisschoppelijk archief. Ook zijn niet alle archieven van de ordes en congregaties bij het KDC.

Wat onderneemt het KDC om de collecties die in de archieven zitten zichtbaarder, toegankelijker en aantrekkelijker te maken en ook nog op de relevantie te letten? Het belangrijkste is toch het individuele contact met de onderzoekers. Er is wel een website en een catalogus, maar als je een onderzoeksvraag hebt waar je verder wat van wilt weten, dan ontkom je niet aan contact met anderen. Daarnaast zijn er heel veel verzoeken van buiten. Er wordt geprobeerd de vragensteller zoveel mogelijk te helpen. Ook is er begonnen met het organiseren van meer zichtbare activiteiten, doelstelling: 1 keer per maand. Alle studenten uit de studierichtingen die het meest gebruik maken van de collecties van het KDC krijgen een introductie en rondleiding. En ze mogen ook stukken aanraken! Relevant zijn ook de projecten met anderen, bijvoorbeeld een bijeenkomst in de Tweede Kamer over 100 jaar pacificatie. Het KDC werkt mee aan het grootste digitaliseringsproject van Nederland, Metamorfoze, door ook het katholiek element er systematisch en compleet in onder te brengen. Het organiseren van Symposia is ook een manier om naar buiten te treden, bijvoorbeeld over 100 jaar vrouwenkiesrecht. Confessionele partijen liepen niet voorop in het gunnen van kiesrecht aan vrouwen, maar wél in het beschrijven van de geschiedenis hiervan. Iets heel anders: samen met het UMC is voorzichtig een project gestart rond de kruisweg. Dit vooral vanuit de behoefte om artsen op een andere manier naar menselijk lijden te laten kijken, om ze ook de hele culturele- en gemeenschapscontext te laten zien. Een laatste voorbeeld van KDC-activiteiten is de tentoonstelling over Louis Frequin, hoofdredacteur van De Gelderlander. De Gelderlander was de grote tegenhanger van de Volkskrant (toen dat nog een katholieke Amsterdamse krant was). Ja: de regio in verzet tegen de Amsterdamse dominantie.

Hans sluit af met het gedicht “Kraamkamer” van Ingmar Heytze. Zie zijkolom en hier.

Tot slot

Het is altijd weer hartverwarmend hoeveel energie en tijd en enthousiasme een gastorganisatie in een sessie steekt. En ook om te zien hoe de sprekers en organisatoren zelf ook ervan genieten om op een prettige manier kennis te delen (vooral ook dat waar men zelf trots op is) met vakgenoten van diverse pluimage.

Nogmaals dank voor al jullie inzet, Natalia en team!