Ja, ja, 20+ sprekers en organisatoren, 30+ deelnemers van de politie zelf en 40+ externe deelnemers... Het is een ware bijenkorf op de Heterdaadsessie bij de Nationale Politie. En daartussendoor zwermen dan ook nog eens al die agenten-in-opleiding, vaak in indrukwekkend blauw/zwart/geel.

De faciliteiten zijn prima, van Auditorium en Broodjes en Cola (nee, geen alcohol, het is de politie!) tot en met de twee kleinere Zaaltjes. En ook de rondleiding naar de Meldkamer oogst veel enthousiasme. Maar het draait natuurlijk om de sprekers, de inhoud, de kennisuitwisseling en de contacten. Nou... dat zit meer dan goed. :-)

De evaluaties zijn lovend, van de laagste score (7,5) via meerdere 9ens tot aan een 10. Het gebeurt zelden dat een sessie een 8,5 scoort. Gaaf toch? Wat lof: ‘Goed georganiseerd. Goede sprekers met duidelijk verhaal.’ En ‘Het was weer een aangename sessie. Locatie was prima. Leuk om sprekers te horen die zelf met hun voeten in de klei staan (op grote congressen krijg je vaak de gelikte verhalen.)’ Een verbeterwens: ‘graag langere parallelsessies’.

Superfijn wat Sonja Harmsen, Landelijk Teamchef DIV van de Nationale Politie, en haar team voor ons hebben neergezet! En natuurlijk ook hartelijk dank voor de praktische inspanningen van eerst Bernadette Kramer en daarna Tania Goudswaard en de andere organisatoren!

Maar nu de inhoud...

Introductie Landelijk Team DIV

Sonja Harmsen, Landelijk Teamchef DIV van de Nationale Politie, wijdt ons in. Het lijkt misschien veel: een kleine 200 DIV-medewerkers. Totdat je je realiseert hoe groot en divers en verspreid hun verzorgingsgebied is: 65.000 politiemedewerkers in heel Nederland - waarvan 54.000 ‘operationele sterkte’ - die gebruik maken van zo’n 1000 applicaties met digitale document/data-opslag en ca. 100 decentrale fysieke archieven met papier en microfilm. En misschien denk je dat de politie-processen vrij overzichtelijk zijn, dat is echter niet zo: er zijn zo’n 500 operationele processen en 600 bedrijfsvoeringprocessen. Denk bij dat laatste aan processen rond Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting (PIOFACH). Dit plaatst ook de ca. 4.500 medewerkers Informatievoorziening in perspectief. Die hebben hun handen vol aan al die applicaties en met name BVH, de basisvoorziening voor de politie waarin bijvoorbeeld de aangiftes worden verwerkt; Summit, de recherche database; Documentum, de DIV-applicatie; en Planon en SAP.

Landelijk Team DIV bestaat uit 11 regionale teams plus Team Advies en is onderdeel van Facility Management. Maar... de politie telde kort geleden nog 26 afzonderlijke regionale korpsen. Nu zijn dat 10 eenheden + een Landelijke eenheid + een Politie Dienstencentrum + een Staf Korpsleiding. Een ingrijpende transitie, maar niet alleen qua structuur: De politie-organisatie kent historisch een hands-on organisatiecultuur. Voor snel en daadkrachtig schakelen zat je daar uitstekend (en ICT-middelen die daarbij helpen waren zeer welkom), maar de beleidskant en lange termijn consequenties kregen minder of versnipperde aandacht. Nu is er één leiding. Beleid en dus ook Duurzaam Informatiebeheer worden een must. Een interessant werkterrein voor een DIV!

Het betekent wel een forse veranderopgave. Waar de aandacht vroeger lag op fysieke registratie en archivering van procesverbalen en het behandelen van informatieverzoeken, heeft de klant nu heel andere vragen. Zoals: ‘Hoe kunnen we digitaal gaan werken?’ Denk aan het automatisch vastleggen van metadata, bij voorkeur eenmalig voor meervoudig gebruik, maar ook het werken vanuit een procesapplicatie en het beperken van de toegang tot informatie voor degeen die het nodig heeft. Dit leidt tot een formele bijstelling van de DIV-kerntaken. Het ondersteunen van klanten en hun applicaties ligt nog het dichtste bij de historische taken, maar andere kerntaken worden nu: Onderzoek, analyse en innovatie; Advisering; Toezicht en Kwaliteit. Dit vergt ook meedenken aan de voorkant van de processen en natuurlijk: digitaal archiefbeheer.

Om dit traject te concretiseren is het ambitieniveau van Digitaal Werken vastgelegd:

2019: Uniformeren van Registraties

2020: Digitaal Werken

2022: Digitaal werken in de Keten

Dit vergt een structurele samenwerking rond Informatiemanagement met directies Informatievoorziening en Operatiën. Evenzeer belangrijk is Compliancy met de archiefwet bewerkstelligen en bewaken. Dat laatste doet DIV ‘onder water’. De hele operatie van de veranderopgave vergt veel aan Ontwikkeling en Opleiding gericht op de medewerkers. Naast voorlichting en training zijn er ook tools ontwikkeld zoals een pagina met e-learning faciliteiten en voortgangsinformatie. Zo is er getraind voor Recordsmanagement en zijn via Train de Trainer medewerkers opgeleid die anderen moeten ‘aansteken’ met hun gedrag. Naast het ontwikkelen van vakkennis en vaardigheden is er ook ruimte voor persoonlijke begeleiding.

Cold Cases: DIV en Artificial Intelligence

Hier spreken twee mannen, Jan Oud en Ramon Stevens, met 45 resp. bijna 30 jaar (ruim 20 jaar recherche) ervaring bij de politie. En niet zomaar ervaring. Jan heeft ondermeer de nodige stoeipartijen gehad met onderling strijdige wetten en Ramon startte op de straat en zit nu volop in de digitalisering als operationeel specialist in het coldcase team.

 

Cold Cases zijn onopgeloste levensdelicten (moord of doodslag) die ouder zijn dan 3 jaar. Het zijn er nu landelijk ruim 1500 en omdat vanaf 1988 hiervoor geen verjaring meer telt, neemt de stapel alleen maar toe. Sterker nog: omdat inmiddels ook andere zeer ernstige delicten met een minimale gevangenisstraf van 12 jaar en ernstige overvallen, brandstichting met slachtoffer en ernstige zedendelicten tot de cold cases behoren is de stapel eigenlijk nog vele 1000en gevallen hoger. En... jaarlijks groeit de papierberg over misdrijven met zo’n 3,8 kilometer.

 

De missie van Team Coldcase Amsterdam is om hierbij kansen te creëren door optimaal gebruik te maken van tactische en forensische mogelijkheden en innovaties. En dat is hard nodig, want - zoals niemand meer zal verbazen - de beschikbare mankracht is zwaar onvoldoende. Dat geldt sowieso voor het NFI, het Nederlands Forensisch Instituut waarop de politie is aangewezen voor ‘informatie uit sporen’. Alleen al aan de huidige cold cases zou het Amsterdamse team aan inventarisatie en screening meer dan 30 jaar werk hebben. En... de zaken zijn niet voor niets ‘cold’: er is sprake van marginaal inzicht, zowel forensisch als tactisch, en vaak zijn bijvoorbeeld de scenariovorming en de hypotheses niet eens als zodanig vastgelegd. Het inzicht is onvoldoende, je moet vaak diep het dossier in om bijvoorbeeld zelfs maar te ontdekken hoe een betrokkene overleden is. Per politie-eenheid zijn vanuit het inrichtingsplan in beginsel 3 FTE’s beschikbaar voor de coldcases, dus inzet van intelligente methoden en technieken is van groot belang, zoals slimmer screenen. Kortom: welke dossiers zijn kansrijk?

 

De zoektocht begint bij de vindplaats van de dossiers. Naast de voor de hand liggende locaties zoals het archief - ‘een hele betrouwbare partner’ - zijn er allerlei andere startplaatsen, bij het NFI en Openbaar Ministerie bijvoorbeeld, tot en met... weggestopt in kasten of bij collega’s thuis. En vergeet de microfilms niet. Sommige dossiers zijn gemaakt door toppers, andere bestaan uit een verzameling losse documenten in een ringband en dan zijn er nog de dozen met daarin een ongeordende jungle aan papieren. Rubricering en indexering zijn onvolledig. 

 

Overigens moet ook niet het nut worden overschat van de gevallen waarin WEL betrouwbare metadata beschikbaar zijn. Bij microfilms - op een microfilm staan zo’n 12.000 dubbelzijdige A4’s - wijken die metadata namelijk af van de correct geordende papieren archieven. Waarom? De wetten spraken elkaar tegen. De Wet op de Politieregisters wilde bijvoorbeeld dat databases na 5 jaar geen links legden naar personen als de misdaad onopgelost was. Hierdoor verdween de toegankelijkheid van de onopgeloste papieren verbalen. Onwerkbaar uiteraard. Deze wetgeving kende ook geen uitzondering voor blijvend te bewaren archieven. Zelfs de Bijlmerramp zou volgens die wet vernietigd hebben moeten worden. Gelukkig had het archief de ogen open en zijn juridisch andere wegen gevonden.

 

Ook zijn metadata vaak afkomstig uit een van de vele voorgaande politieapplicaties en al die migraties gingen niet allemaal even goed. En ook al klopt de informatie, zoals verbaalcodes, dan nog is er onduidelijkheid want codes verschillen tussen de vroegere districten, wijkteams en de Centrale Recherche. Alleen al Amsterdam had 39 bureaus met eigen codes. Kortom: Hoe breng je orde en overzicht in deze diversiteit?

 

Vier dossiers zijn gebruikt als proef. Via scanning is gedigitaliseerd. Maar de vraag is hoe je vervolgens tot een gestructureerd dossier komt. Kan dat wel achteraf? Of moet voorafgaand aan het scannen al geordend worden met tabbladen? Waar is Kennis en Kunde om tot een goede werkwijze te komen? Overal is daarnaar gezocht, van NFI en archiefwereld tot aan leveranciers, Ministerie voor Veiligheid en Justitie, Nationaal Archief en het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging. Uiteindelijk kwam men bij het Huygens ING, een onderzoeksinstituut binnen de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen met veel aandacht voor de ontwikkeling van computationele methoden en technieken.

 

Met Huygens ING is een start gemaakt om elementen van Machine Learning in te zetten om dossiers inzichtelijk te maken. Machine learning is een vorm van kunstmatige intelligentie waarbij door programmatuur in data wordt gezocht naar patronen. Dit biedt boeiende mogelijkheden. Van de proefdossiers zijn zowel de papieren documenten als microfilms gedigitaliseerd en vervolgens doorzoekbaar gemaakt. Het papier is meteen in pdf omgezet, de microfilms via Tiff. Zonder indexering vergde dit 15 minuten per archiefdoos, met indexering 1 uur en 18 minuten. Een grote zaak telt al snel 100+ van die dozen. De testcase had er 33.

 

Er is dus een enorme tijdswinst te behalen met bulkscans. Qua ontwikkeling zitten ze nog aan het begin, maar het lijkt veelbelovend. Er zijn technieken (Elastic Search, Named Entity Recognition, Document Type Recognition, Document Resolution etc..) die eerst context geschikt moeten worden gemaakt. Verder experimenteren met de beschikbare technieken is noodzakelijk. Een andere overweging is of en hoe alle coldcases gescand moeten worden, want dat is een aparte uitdaging. Maar de insteek is helder: “Als we hiermee zaken kunnen oplossen of antwoord kunnen geven op wat er gebeurd is, dan is het de moeite waard.”

Communicatie van Visie en Strategie: Duurzaam IB

Myriam van Dorp legt in haar presentatie direct het verband tussen Duurzaam Informatiebeheer en Archivering by Design. Haar focus: het archiefproces gestroomlijnd vormgeven vanaf documentcreatie tot en met vernietigen of permanent te bewaren. “Archiveren by design is niet alleen een technisch proces, maar nadrukkelijk (ook) een organisatie- veranderingstraject.” En daarmee is direct duidelijk hoe strategisch de rol van haar en haar collega Aart van der Kooij is. Zij zitten dan ook als enige DIV’ers in de staf van de Korpsleiding, helemaal bovenin het organisatieschema van de Nationale Politie.

Met de eerder genoemde nieuwe structuur is gekozen voor een scheiding tussen beleid en uitvoering. Die landelijke beleidsfunctie is nieuw, ook op het gebied van Informatievoorziening (IV) en DIV. Als je dan nagaat dat op al die medewerkers er maar 2 DIV’ers zijn die op beleidsniveau voor Duurzaam Informatiebeleid strijden - Myriam en Aart - dan is helder dat hun tijd en aandacht schaars zijn.

Het geformuleerde DIV Beleid stelt simpelweg: Papieren archieven zijn een sterfhuis, de focus is op Digitaal. Maar ook: We zijn klein, dus... Zoek Vrienden. In de praktijk betekent dat laatste: zoek verbinding met de Directie Informatievoorziening. Een derde strategische keuze is het promoten van duurzame toegankelijkheid van informatie. Hoe vergroot je de bewustwording van het belang van die duurzame toegankelijkheid? Gekozen is om een strategisch communicatieplan te ontwikkelen en een toolkit. Essentiële onderdelen daarvan zijn de inzet van Storytelling en een film. En zo begon - zoals Myriam dat noemt - de flirt met Directie Informatievoorziening...

De flirt blijkt succesvol. Myriam adviseert met klem: volg een cursus Storytelling! De film die ze hebben laten maken toont 2 teams die elkaar bestrijden om een dossier van 3 jaar oud compleet te maken. De knelpunten die de teams tegenkomen zijn zo herkenbaar voor de medewerkers die er dagelijks mee te maken hebben dat vele deuren opengaan. En dat was wel nodig, want de besluitvorming over “Visie DIV” liep in eerste instantie geheel mis. Directie IV beschouwde dat als “ons terrein”. De Storytelling-aanpak hielp om de relatie tussen DIV en Directie IV duidelijk te maken. Het begrippenkader DUTO, duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, onderstreepte dat DIV en IV dezelfde taal spraken. (Zie ook het kader hiernaast over Gegevensautoriteit.) Het gedeeld belang werd steeds helderder, mede doordat de Erfgoedinspectie de digitale archieven kwam inspecteren. Formeel valt het 2-persoonsteam nog steeds onder Facility Management, maar fysiek zijn ze inmiddels al over naar IV, dus de flirt leidt al tot samenwonen. :-)

Een belangrijke consequentie van de nieuwe situatie is dat IV zich bij projecten veel sneller afvraagt hoe het zit met bewaartermijnen, vernietiging, regelgeving.

Andere resultaten van de samenwerking:

1. ๏Gezamenlijke visie op Duurzame Toegankelijkheid van Politieinformatie, mede n.a.v. deceptie eerdere visie. Vastgesteld door CIO
   

2. ๏dIV/GA verantwoordelijk voor Normenkader DUTO Politie (GA = Gegevensautoriteit)
   

3. ๏Nieuwe selectielijst, landelijk afgestemd met platform privacyfunctionarissen o.l.v. privacy functionaris (GA)
   

4. ๏GA: Privacy & Security by design: nadrukkelijk aandacht voor Archiefwet en WPG (Wet politiegegevens); metadatering en archivering opgenomen in ‘principes voor omgang met gegevens’
   

5. ๏Gezamenlijk dilemmagames: Informatieweerbaarheid (weten hoe je met informatie omgaat om onveilige situaties te voorkomen)
   

6. ๏Impactanalyse op de WOO (Wet open overheid)
   
   

Kortom: samenwonen is een feit, het huwelijk is gepland. Het DIV beleidsteam sluit inmiddels aan bij overleggen en zal t.z.t. formeel worden opgenomen binnen IV. Duurzaam Informatiebeheer staat heel stevig op de kaart. IV heeft verantwoordelijkheid genomen op verschillende DIV-gebieden en een brede afstemming heeft plaatsgevonden. Ook is de link gelegd tussen Privacy & Security by Design enerzijds en Archivering by Design anderzijds.

Tijd voor twee hele grote projecten: DTOPS en de documenthuishouding van het Politiedienstencentrum. DTOPS is het programma Digitale Transformatie Opsporing Politie en Strafrechtketen waarin de ketenpartners, met de politie, gezamenlijk werken om de processtukken in de gehele strafrechtketen (van proces-verbaal tot aan straf/maatregel) volledig te digitaliseren, zowel voor de informatievoorziening binnen de keten als de informatievoorziening tussen de keten en derden. Dat is hard nodig want nu worden jaarlijks 10 miljoen pagina’s papier met handtekening aangeleverd bij het Openbaar Ministerie dat vervolgens al die papieren gaat... scannen... om ze te kunnen gebruiken :-(

Aanrader van Myrianm: “Vervang alsjeblieft het woord ‘Archief’ door ‘Duurzaam Informatiebeheer’. En doe dat OVERAL!” Waarom? Omdat iedereen die het woord ‘Archief’ hoort denkt: dat komt aan het einde wel. Duurzaam Informatiebeheer regel je meteen, aan de voorkant van het proces!

DIV Advies: Leringen uit 1000+ panden

Sprekers bij deze parallelsessie: Fred Huijsmans en Michael Chau, ondersteund door Belinda van Delden en Patrick Evers.

Je zou het misschien niet verwachten, maar de Nationale Politie is op 1 na de grootste vastgoedeigenaar van Nederland. Het bezit omvat ruim 200 terreinen en 1000 gebouwen. Niet onverwacht is hierover een enorme hoeveelheid documenten beschikbaar. De afdeling Huisvesting wil die documenten graag onderbrengen in het systeem dat DIV hanteert: Documentum.

We hadden het hierboven al over de documenthuishouding van het Politiedienstencentrum PDC die aangepakt moet worden in het kader van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dit project past daarbinnen. De opdracht luidt:

1. ๏De aansluiting van kaders (strategie, beleidsterreinen, wet), architectuur, proces en toepassing
   

2. ๏Toets efficiënt en gestandaardiseerd gebruik van Documentum in een productie proeftuin
   

3. ๏Toets aspecten van duurzame toegankelijkheid van informatie
   

4. ๏Bepaal een schaalbaar proces
   

Een complicatie is dat Documentum een procesgericht systeem is en de dossiers die moeten worden ondergebracht objectdossiers zijn. Voor DIV is dat een nieuwe situatie. Uiteraard zorgt dit ook voor beperkingen. Zo zijn Autocad-documenten te groot en moeten die als pdf worden opgenomen. De Cartotheek zelf blijft separaat onder beheer bij Huisvesting.

Aandachtspunten bij het project zijn verder de rol van het DIV Team, het bewerkstelligen van werkelijk duurzaam informatiebeheer en het feit dat de verplichtingen administratie via het opdrachtensysteem Planon moet lopen.

Er is gekozen voor een proeftuin: documenten inzake Asbest. Daarvoor zijn meerdere redenen:

1. ๏Het betreft FM brede informatie, niet alleen voor Huisvesting óók voor Facilitaire Services
   

2. ๏Er is een hoge urgentie vanuit wet- en regelgeving om dit voor elkaar te hebben
   

3. ๏Kaders zijn afgebakend; omvang en scope is inzichtelijk
   

4. ๏Documenten zijn ‘real life’ beschikbaar
   

5. ๏Een doel is om sturingsinformatie beschikbaar te krijgen
   

6. ๏Er is een voorgenomen wetwijziging 2024 inzake Asbest
   

Asbest is een bijzonder vraagstuk. In verband met mogelijke schadeclaims moet ook achteraf bekend zijn waar precies asbest in verwerkt was. Binnen Huisvesting is 1 medewerker hiervoor volledig verantwoordelijk. Een voordeel is dat alle betreffende documenten ‘voorhanden’ zijn en dus alleen geregistreerd hoeven te worden.

De start is het inrichten van Documentum. Uitgangspunt zijn de inrichtingsprincipes bronarchitectuur:

1. ๏Documentum voor het creëren van objectdossiers
   

2. ๏Vastgoedregistratie uit Planon
   

3. ๏Ontsluiting vanuit Rapportagetool (BVI-BV)
   

De meta-informatie die aan Documentum moet worden toegevoegd bevat dus een koppeling met vastgoedregistratie uit Planon, maar o.a. ook het soort document en een onderwerp gebaseerd op thema’s uit Sertum. Sertum is een soort wikipedia voor huisvesting met daarin wet- en regelgeving voor beheerders/eigenaren van vastgoed. De genoemde rapportagetool (Cognos) zorgt ervoor dat de chef huisvesting sturingsinformatie krijgt en dus gaandeweg ook de voortgang kon zien. Daarmee werden punten gescoord. :-)

De proeftuin is als volgt aangepakt:

1. ๏Training van de gebruikersgroep
   

2. ๏Werkinstructies opstellen
   

3. ๏Floorwalkers. Deze helpen als men vastloopt
   

4. ๏Leesrechten – autorisatie
   

5. ๏Pitch bij alle betrokkenen door huisvesting zelf
   

6. ๏Vervolg stappen uitzetten
   
   

Het resultaat van de proeftuin: een zeer tevreden klant! Alle aan asbest wet- en regelgeving gerelateerde documenten zijn geregistreerd.  De documentatie is gekoppeld aan 253 eigendomslocatie met bouwjaar vóór 1996. De informatie is te raadplegen door de beoogde (eind)gebruikers. En secundair gebruik van (meta-)informatie is mogelijk door ontsluiting via BVI-BV. Nu is het tijd voor de eind-evaluatie. Mogelijk is hier en daar wat teveel of te weinig ingevoerd.

Kortom: een werkend digitaal gebouwdossier is gecreëerd en inzicht is verkregen over de samenhang rondom duurzame toegankelijkheid van PDC informatie. Denk daarbij aan:

1. ๏Het systeem Documentum (DUTO)
   

2. ๏De kaders/richtlijnen
   

3. ๏Cultuuraspecten
   

4. ๏Managementinformatie centraal beschikbaar en toegankelijk
   
   

Concluderend wordt nu voldaan aan een aantal strategische doelen:

1. ๏Wet- en regelgeving: voorkomen van boetes!
   

2. ๏Betere managementinformatie (thematisch gestuurd, meta-datering, etc.)
   

3. ๏Een efficiënte, kwalitatief hoogwaardige én geborgde bedrijfsvoering (AO/IC)
   

4. ๏Informatie dient duurzaam toegankelijk én benaderbaar te zijn
   

5. ๏Met één Digitaal Gebouwdossier komt de ‘Basis op orde’
   

Ook is gescoord op structurele punten als: duidelijkheid over (de-)centrale inrichting van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, op thema en uitvoering. En op: inzet van DIV-recordmanagers op het proces. Andere conclusies: Documentum is hét DMS voor de Politie voor de lange termijn. (Meta-)informatie is te ontsluiten via BVI-BV, geautomatiseerde rapportages zijn mogelijk. En: er is grote samenhang met andere (bron) systemen (G-schijf, Agora, Planon, Outlook).

Na asbest zijn liften, brandblussers e.d. aan de beurt, maar deze aanpak zou bijvoorbeeld ook kunnen voor wapens en voer/vaartuigen!

Recordbeheer: Team in Oprichting

Jeanette Heutink en Fayette Schothuis beginnen met een filmpje over Nederland en de Politie over de ontwikkeling van de politierol en -uitdagingen. Uiteraard is er aandacht voor de reorganisaties van de laatste decennia - nog in 1994 waren er 148 korpsen Gemeentepolitie plus de Rijkspolitie, nu is het 1 korps - en de consequenties van de opkomst van o.a. digitalisering en cybercrime. Focus: meer slagkracht, efficiency en professionaliteit.

En wat is de rol van informatie daarbij? ‘Informatie is het goud van de organisatie.’ Niet voor niets is Recordmanagement een structureel onderdeel geworden van Landelijk Team DIV in de vorm van Tem Recordbeheer. Dat team is opgericht begin 2019 en telt nu 22 m/v. Zowel de voortschrijdende digitalisering als de nieuwe wet- en regelgeving zoals de AVG helpen het team om zichtbaar te zijn binnen de organisatie. Ook de komst van DTOPS - Digitale Transformatie Opsporing Politie en Strafrechtketen - speelt een rol. Per saldo raken netwerkschijven overvol terwijl de groei van papieren archief terugloopt. In plaats van de dozen die men vroeger kreeg komen de klanten nu aanzetten met data en applicaties. Samenwerking met de processen en ICT wordt steeds belangrijker en gelukkig betrekt de business DIV steeds eerder. Dit alles leidt tot allerlei relatief nieuwe vraagstukken. Welke apps moeten gesaneerd worden? Wat te doen met al die data?

Recordmanagement helpt om deze overstap van documenten naar data, onderdeel van het strategisch plan, te realiseren. De aanpak bestaat uit een basismodule voor heel Team DIV, een ontwikkelgroep met 15-20 deelnemers en de RM-opleiding. De opleiding duurt 5 dagen waarin 5 opdrachten moeten worden uitgevoerd om ‘ons rugzakje’ te vullen. Onderdelen zijn:

1. ๏Het 9-vlaks model voor informatiemanagement van Rik MAES
   

2. ๏Archiving by design (DUTO)
   

3. ๏Privacy by design (WPG, AVG, archiefwet)
   

4. ๏Social media
   

5. ๏NEN
   

6. ๏Selectie en waardering
   
   

De opleidingen betreffen onder meer

1. ๏Training Agile & ScrumFoundation
   

2. ๏RMTool om afdelingsschijven te ontdubbelen
   

3. ๏DUTO (scan&eisen) applicaties
   

4. ๏Piramideschrijven
   

5. ๏Presenteren
   

Samenwerken is ook iets dat je moet leren. Vooral met ICT omdat die een heel andere taal spreken. Ook wordt samengewerkt met Adviseurs: landelijk, zijdelings of actief en om mee te brainstormen. Een derde partij wordt gevormd door de processen: die adviseren en ondersteunen vergt eveneens samenwerking. Er wordt nu genetwerkt met de interne samenwerkingspartners.

Het MT heeft een 14-tal startopdrachten geformuleerd voor Recordbeheer:

1. ๏Vernietigen migratie archief (werkgroep)
   

2. ๏Veel dossiers worden in D2 nog niet gesloten en/of gearchiveerd. (Landelijk PVA)
   

3. ๏Verzuimexpert (wet- & regelgeving)
   

4. ๏Wat te doen met de al bestaande registraties in D2 die verder in het proces bij de klant geen vervolg kennen?
   

5. ๏AVP & Preo archief (data in D2)
   

6. ๏DWS/AVIM (werkgroep: opstart, aanhaken)
   

7. ๏RM-Tool (werkgroep)
   

8. ๏HR: wat gebeurt er met fysieke PD’s na digitaliseren (wet & regelgeving)
   

9. ๏Applicatie overzicht maken (actieve / gesaneerde)
   

10. ๏Beschrijvende inventaris (format, NA, landelijk)
    

11. ๏Webformulieren (welke komen in aanmerking, landelijk)
    

12. ๏Sociale media & NP (wat is er al geregeld)
    

13. ๏Verschil werkwijze landelijke processen
    

14. ๏12-20-80 wat als dit nieuwe verdeling wordt (geparkeerd)
    
    

Dit is een aardige kluif en er wordt flink veel gepionierd nu. Dat vergt veel overleggen, sparren en informatie inwinnen. Niet te vergeten: de aanpak die ontstaat moet uniform worden voor het hele land en met gebruik van 1 format en 1 gemeenschappelijke taal. Team Recordbeheer is nu echt aan het werk.

Belangrijke activiteiten zijn:

1. ๏Saneren applicaties
   

2. ๏Opschonen netwerkschijven
   

3. ๏Vernietigen migratiearchief
   

4. ๏DUTO-proof maken applicaties
   

5. ๏Klantgesprekken
   

6. ๏Digitaal vernietigen (best spannend: als je op de knop drukt is het echt weg...)
   

7. ๏Beschrijvende inventaris (data)
   

8. ๏Overdragen e-depot (komt nog)
   

9. ๏Ontwerpen importformats
   
   

Als hulpmiddelen wordt gebruik gemaakt van de besproken RMTool (voor het ontdubbelen en een deel van de registraties), maar ook zelf ontwikkelde Factsheets, Handouts, Checklists e.d. Maar ook van Standaardpresentaties, een SLA format en een Archiefmap waarin men tussentijds te bewaren dingen plaatst.

Stip aan de horizon voor de RM’ers is dat ze fulltime met RM bezig gaan, een operationele scanstraat krijgen, Digitaal kunnen overbrengen naar E-depot, het proces databewust wordt, een goede samenwerking ontstaat met het Centraal Digitaal Depot (CDD) en dat er een migratiebutton komt voor het DMS. Kijkend naar de uitdagingen van dit nieuwe Team is dat laatste - een goed werkend DMS - misschien wel de grootste. Maar evengoed belangrijk zijn de voortschrijdende bewustwording, het uniform werken en denken en controle op de data. En dat allemaal binnen een organisatie van deze ongekende omvang...

Vervanging en Slim Scannen: Case Mobiele Devices

Presentatie door Arjan Hofman en Gert Kip met als insteek: meer doen door anders organiseren.

Arjan was teamleider van Eenheid Noord-Nederland en is de laatste anderhalf jaar voornamelijk bezig met procesinnovaties en slim scannen. Zijn focus nu: waar staan we voor, wat levert het op? Natuurlijk is er een tooltje, Captiva, maar daar gaat het niet om: je koopt tenslotte geen tooltje dat niet werkt. Op de markt is er keuze genoeg. Waar het met name om gaat is het vraagstuk vanuit de business.

Waarom deze ‘slim scannen’ technologie? Allereerst is dit een wens vanuit DIV. Het is een strategische uitspraak geweest dat men wil stoppen met het handmatig registreren van alle documenten die binnenkomen. Elke dag zijn op 10 DIV-eenheden mensen bezig om de fysieke post die binnenkomt, maar ook de e-mails, handmatig te verwerken. Een tweede punt is dat er in de business, bij eindgebruikers, documenten digitaal binnenkomen. Dit gaat buiten DIV om. Zij slaan het dan zelf op in een systeem en maken zelf dossiers aan. De hoop is dat er dan nog iets van archivering bij zit. Op het moment dat er overgegaan wordt op het DIV-systeem, komt vaak de vraag van de klant: moet ík nu een dossier aanmaken? Of: moet ík nu metadatering vast gaan leggen? (het antwoord is… Ja!) De ervaring leert dat mensen toch snel zeggen: daar is DIV toch voor? Waarom moeten wij dat doen?

Herkenbaar, toch? Een van de voordelen van slim scannen is dat de post, de documentstromen, zodanig worden verwerkt dat de business minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren en daardoor makkelijker documenten in het juiste systeem komen. Een voorbeeld: Als je een klacht hebt over de politieorganisatie kun je een formulier invullen op de website. Dit komt dan ergens binnen en wordt – nu nog – handmatig verwerkt door een DIV-medewerker. Pas daarna gaat het naar de klachtencoördinator, waar eerst nog een handmatige handeling plaatsvindt: is het wel of geen klacht. Is het wel een klacht, moet er een dossier worden aangemaakt.

Hoe mooi zou het zijn als (1) het klachtenformulier automatisch binnenkomt, (2) rechtstreeks naar de eenheid gaat waar het verwerkt moet gaan worden, (3) waar vervolgens de beoordeling plaatsvindt: wel / geen klacht? Voor de business heeft dit ook veel voordelen.

Het gehanteerde pakket is al best lang in huis, maar in oktober 2019 is de eerste documentstroom overgegaan op deze technologie: de uitgifteformulieren. Iedereen in de politie-organisatie heeft een telefoon gekregen. Daar moest je voor tekenen. De reden hiervoor is dat er een app op staat waarmee bekeuringen kunnen worden uitgeschreven. Als hier wat mee is, en iemand zegt dat het niet klopt, moet herleid kunnen worden wie met welke telefoon dat gedaan heeft. Iedereen kreeg dus een nieuwe telefoon, waarvoor een formulier moest worden ondertekend met een handmatige handtekening. Uiteindelijk had DIV 40.000 fysiek formulieren. Deze formulieren werden naar het archief overgebracht en zouden handmatig ingevoerd moeten worden. De vraag aan de business werd gesteld: hoe mooi zou het zijn als deze formulieren, in deze fase, geautomatiseerd in het systeem kunnen?

Vraag: Kan het niet via een e-formulier? Antwoord: Zover zijn we nog niet.

Het uitgifteformulier was niet bij alle 10 eenheden gelijk (bijvoorbeeld blauw, oranje en groen). Als je het geautomatiseerd wilt vastleggen, helpt het als er 1 formulier is. Vanuit DIV werd gezegd: wij kunnen jullie wel helpen, maar dan moet er wel toegewerkt worden naar 1 formulier. Gelukt! Het is niet moeilijk. Maar dan heb je 1 formulier (blauw) en worden de telefoons uitgedeeld… en dan zeggen bepaalde eenheden: ik vind het toch wel handig als dit of dit erbij zit (mijn oranje of groene kleurtje). Dus er is heel mooi 1 formulier… maar het is moeilijk om je te houden aan dit formulier. Neem bijvoorbeeld het eerste veld: dienstnummer. Er is een dienstnummer én er is een personeelsnummer… je voelt al waar dit heen gaat. Kortom: om een vrij eenvoudig formulier in werking te krijgen naar een geautomatiseerd proces is best ingewikkeld. Maar uiteindelijk is het gelukt.

Wat belangrijk is bij het maken van 1 formulier is dat je de eenheden op tijd betrekt bij het proces. Ook moet je ze duidelijk maken wat de consequenties zijn als er afgeweken wordt van het formulier. Je moet dus alle partijen betrekken bij de voorbereiding. Het is handig als iedereen weet waarom dit gedaan wordt en wat het voordeel ervan is. Ook moet je ervoor zorgen dat je (als DIV) bij alle fases betrokken bent, dus zowel bij de voorbereiding, de realisatie, de implementatie als het beheer… want de discussie begint in elke fase weer opnieuw. Als je erbij betrokken blijft, en dingen vastlegt, kun je ook aantonen dat zaken al besproken en dichtgetimmerd zijn.

En nu? De business moet mee in verandering: in de toekomst naar een elektronisch formulier. Je moet kunnen laten zien wat het oplevert. Waar zit de winst? Géén nieuw formulier voor laptops: bouw het zo dat op het formulier voor de telefoon ook de gegevens voor een laptop kunnen worden ingevuld. Het zou nog mooier zijn als er in de toekomst e-formulieren komen. Deze hoef je niet te scannen en kunnen zonder tussenkomst van DIV verwerkt en in het systeem geplaatst worden. Maar ook het slim scannen is al een hele vooruitgang: in de oude situatie had je 100 formulieren die in 4 uur verwerkt werden, in de nieuwe situatie kun je hetzelfde aantal formulieren in 30 minuten verwerken.

Van 26 korpsen naar 1 nationale politie met verschillende werkwijzen is een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat binnen het werkproces de landelijke afspraken gevolgd worden? Je moet het gesprek aangaan met mensen waarvan het werk verandert door de automatisering.

Recordsmanagement Tool

Michel Timmer start met een korte presentatie waarin ingegaan wordt op de vraag: Hoe gaan we ervoor zorgen dat alle informatie van de netwerkomgevingen naar ons toe komen?

Daarna volgt een demonstratie van de RM-Tool zelf: Hoe ziet het er in de praktijk uit?

Het gaat niet alleen om DIV: alle verschillende disciplines moeten samengebracht worden om te zorgen dat deze tool als dienstverlening beschikbaar komt. Het is niet alleen de RM-tool, uiteindelijk gaat het om het archiveren van informatie op fileshares. Het kan ook gaan om informatie die als dynamisch deel in het DMS komt.

Wat is de huidige situatie?

De fileshares zijn ingericht op de organisatie. Er zijn 11/12 eenheden en zo’n 2100 afdelingen, waar DIV eigenlijk geen toegang op heeft. De organisatie heeft vrij spel met wat ze hebben. Ze hebben echter wel bij DIV aangeklopt met de vraag hen te helpen, omdat ze er zelf niet meer uit komen. De informatie die op de fileshares staat voldoet niet aan de duurzaamheid. Het is opslag, meer niet. Er staat zowel gestructureerde als ongestructureerde informatie op. Zo zijn er afdelingen die bijvoorbeeld alle e-mails gewoon op de netwerkschijf hebben staan. Hier is momenteel geen grip op.

De organisatie komt met vragen als:

1. ๏Help ons met het structureren van informatie, want we komen er niet meer uit
   

2. ๏Help ons met het schonen van informatie: wat mogen we wel of niet weggooien?
   

3. ๏Help ons bij het archiveren zelf.
   

Er wordt bij DIV vraaggericht gewerkt. Op het moment dat de klant met een probleem aanklopt en om hulp vraagt, is DIV hiervoor beschikbaar. Er wordt dus  niet pro-actief gewerkt. Dit om te voorkomen dat DIV meteen alles over zich heen krijgt. Het wordt dus tactisch aangepakt, ook naar de toekomst toe. Als het DMS straks landelijk geïmplementeerd wordt, wordt alles anders…

Hoe gaat nu het proces op hoofdlijnen (zie beeld hiernaast)? Er komt een verzoek vanuit de organisatie. Dit verzoek wordt beoordeeld, waarna er een opdracht gaat naar Recordbeheer. Op het moment dat er sprake is van het werken met Documentum, wordt er altijd een adviseur gekoppeld aan het traject. Bij een opdracht naar Recordbeheer volgt een intakegesprek. In dit gesprek wordt informatie opgehaald én gebracht. Daarna volgt een analyse van de RM-tool op de informatie. Uiteindelijk moet het leiden tot een opdracht. Zonder opdracht wordt door DIV niks gedaan. De opdrachtgever geeft wel of geen akkoord voor de opdracht. Ze zijn zélf verantwoordelijk voor de informatiehuishouding.

Bij akkoord wordt er gestart met de uitvoering: eerst opschonen en bewerken, vervolgens controleren en opschonen, daarna registreren en overbrengen en tenslotte nogmaals controleren. Is alles in orde, volgt migratie naar Documentum. Er wordt gewerkt met het RM-Tool, maar er worden ook nog zaken handmatig beoordeeld. Er wordt (nog) géén gebruik gemaakt van AI.

Met de RM-Tool kan gekeken worden naar dubbele bestanden, te lange benamingen, ingepakte sub-bestanden, collectief wijzigen van mapnamen. De tool is bedoeld om bredere metadata toe te voegen aan de mappen. De metadata komt in een xml-bestand te staan. Met de data en het XML-bestand wordt uiteindelijk alle data naar Documentum gemigreerd. Archief = Documentum!

Analyseren en bewerken gebeurt op basis van risico. Zo heeft alles wat bewaard moet worden een status van hoog risico voor de organisatie. Dit zijn stukken die overgebracht moeten worden naar het Nationaal Archief: je moet dus wel iets mee. Dan is er data die vernietigd kan worden. Deze data zijn in 2-en gesplitst: Data met een hoog afbreukrisico, waarbij imagoschade voor de politie kan ontstaan: midden-risico. Dit gaat nog bewerkt worden.

Overige data worden niet meer bewerkt, alleen nog 10 jaar bewaard.

Waar staat de organisatie nu? Het in beheer nemen van de RM-Tool is afgerond. Op dit moment wordt heel hard gewerkt aan de realisatie van de eindproducten en wordt er druk met de tool geoefend. De test migratie zal begin 2020 plaatsvinden, en de verwachting is dat rond die tijd ook gestart kan worden met de eerste echte klant.