Artificial Intelligence (AI) toepassen op je archief, Storytelling als Communicatietool, RecordsManagementTool, Uniformiteit met 1000+ panden, Slim scannen van formulieren, Recordmanagement inrichten... zo maar wat onderwerpen waar de afdeling DIV van Politie Nederland mee aan de weg timmert. O, ja en tegelijkertijd wordt ook de DIV-functie zèlf getransformeerd van decentraal en papiergericht naar digitaal en onder één landelijke leiding gebracht. Zei ik al dat er ook 10 m/v voor Advies toegevoegd zijn?

Kortom: er is op DIV-gebied sprake van een forse inhaalslag, maar ook van veel kwaliteit en enthousiasme en... van gebieden waarop ze vooroplopen plus een stevige ambitie.

Als je net als ik erg benieuwd bent hoe Sonja Harmsen en haar team dit aanpakken, ben je van harte welkom op deze Heterdaadsessie, inclusief optioneel een heuse 'live' inspectie van de Meldkamer van de eenheid Den Haag!

Op Heterdaad... Nationale Politie:

Cold Cases, RM en Artificial Intelligence... De Zaak DIV!

Donderdagmiddag 31 oktober 2019

Ik ben zwaar onder de indruk van de operatie die hier gaande is en van het bijzondere soort organisatie. Vergis je niet: voor sommige documenten - zoals moord- en zedenzaken - gelden bewaartermijnen van 80 jaar! Laten we eens wat nader kijken naar enkele interessante onderwerpen...

O ja, er staat ook een HR-stand bij de Tijgerborrel. Nationale Politie werft regelmatig op ons vakgebied...

Organisatie-transitie

Het oude liedje: 'transitie van papier naar digitaal' en 'hoe krijg je de mensen mee?'. Of niet? Nou... bij de Nationale Politie komen daar nog een paar dimensies bij: Ja, er was tot voor kort sprake van een sterk papiergerichte instelling bij de 180 DIV'ers verspreid over 10 teams in de eenheden. En ja, ook zij zijn gewend achteraan te bungelen in het proces (ging overigens prima, veel archieven zijn keurig op orde). Maar zo'n beetje alles verandert tegelijk:

De politie-organisatie kent historisch een hands-on organisatiecultuur. Voor snel en daadkrachtig schakelen zat je uitstekend bij de politie (en ICT-middelen die daarbij helpen waren zeer welkom), maar de beleidskant en lange termijn consequenties waren een stuk minder 'hot'. Het zal je niet ontgaan zijn: de 10 teams zijn in 2013 gebundeld in een landelijke samenwerking van 63.000 medewerkers onder één leiding. Beleid en Duurzaam Informatiebeheer worden een must. Een interessant werkterrein voor een DIV! Aan de ene kant heb je een enorm vol bord met transitie-vraagstukken, aan de andere kant heb je de wind ook goed mee: oog en tijd voor visie en beleid!

Niet voor niets is er een adviesteam (10 FTE) in het leven geroepen dat landelijke informatievraagstukken oppakt, denk maar aan al die netwerkschijven, projecten met archiefaspecten erin en... het vertalen van Beleids- en Uitvoeringskaders voor duurzaam informatiebeheer naar de dagelijkse praktijk. De meer operationele DIV'ers ervaren uiteraard de bekende omslag richting 'digitaal', niet alleen qua werkzaamheden, maar ook qua instelling. Dit blijft altijd een belangrijk en kwetsbaar proces waarbij natuurlijk geldt: 'tijdens de verbouwing gaat de verkoop gewoon door'. En ja, er is nog heel wat papieren archief weg te werken.

Vanuit de vernieuwingsslag die Team DIV nu maakt, zoeken ze met enige regelmaat nieuwe collega's. Tijdens de Tijgerborrel na afloop van de sessie staat er een HR-stand met alle informatie over openstaande vacatures op ons vakgebied, komende vacatures, de arbeidsvoorwaarden bij de politie, carrièremogelijkheden, opleidingen etc.

Artificial Intelligence bij DIV? Echt? Ja, juist!

Cold Cases, we kennen het verschijnsel helaas. Er zijn zo'n 1500 van die heftige oude zaken: een onopgelost levensdelict (moord of doodslag) of een zeer ernstig delict waarop een minimale gevangenisstraf van 12 jaar staat. Al met al betreft dit enorm veel informatie. We weten ook dat bepaalde software en algoritmes erg slim zijn in het zoeken van goudklompjes en verbanden in grote hoeveelheden data. Wat zou het gaaf zijn als je al die informatie in zo'n case daarmee zou kunnen doorspitten... En dat is precies wat er gebeurt!

De Politie experimenteert met een systeem dat de ‘kansrijke forensische sporen’ in digitale dossiers in kaart brengt. Een volgende stap is om deze dossiers te rangschikken op het kanspercentage om de zaak op te lossen. Maar... eerst moeten die dossiers wel gedigitaliseerd worden (de overgrote meerderheid van de cold cases is dat nog niet). Een lonkend perspectief is natuurlijk om ooit dezelfde AI te gebruiken om verbanden te vinden tùssen cases of om ze toe te passen op 'hot cases'.

Een vraag is wel: als je cold cases gaat digitaliseren, hoe doe je dat dan? Het moet wel passen in de manier waarop je ook alle andere cases digitaliseert, inclusief op vervangingsiveau scannen. Gelukkig is ook nu al de afstemming tussen de rechercheurs en de archieven hecht. De DIV'ers zorgen dat de cases zorgvuldig bewaard worden voor nieuw gebruik. Die goede samenwerking wordt nu doorgezet bij de digitalisering, met alle voetangels en klemmen die daarbij komen kijken (bijvoorbeeld doordat niet alleen papier maar ook andere gegevensdragers in de dossiers zitten).

Duurzaam Informatiebeheer

De Politie-organisatie kent twee smaken: Blauw (iedereen die te maken heeft met de primarie politietaken Opsporing, Handhaving of Noodhulp) en de ondersteuning. Blauwe informatie is natuurlijk het tafelzilver van de politie-organisatie. In de uitvoering van de politietaken speelt de beschikbaarheid, vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie een cruciale rol. Informatiemanagement en informatievoorzieningen ondersteunen de executieve collega’s door continue te werken aan verbetering, innovatie en een steeds verder gaande digitalisering. Ook duurzaam informatiebeheer speelt hierin een belangrijke rol.

Het vakgebied duurzaam informatiebeheer is binnen de politie volop in ontwikkeling, met volop uitdagingen. We hebben het tenslotte over een mammoettanker met zo'n 63.000 mensen aan boord! Het aangaan van deze uitdagingen is natuurlijk essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden zelf en het kunnen verantwoorden van besluitvorming en procesgang. Maar vanuit de aard van haar taken creëert de politie ook met de nodige regelmaat informatie van historisch belang. Veel van de politiewerkzaamheden raken wat in de samenleving speelt of een grote maatschappelijke impact heeft, zoals criminaliteit die veel media-aandacht krijgt, demonstraties tegen/voor Zwarte Piet of de Oostvaardersplassen en invallen bij terrorismeverdachten. Om grip op het Informatiebeheer te krijgen is o.a. een beleidskader ontwikkeld dat duurzaamheid veiligstelt (en waarin Archivering by Design is geïntegreerd).

Uitdagingen bij Duurzaam Informatiebeheer

De werkprocessen binnen de politie worden steeds verder gedigitaliseerd. Door de omvang van de organisatie resulteert dat in een zeer grote hoeveelheid informatie, die op de juiste manier digitaal moet worden beheerd, opgeslagen en gearchiveerd. Wie kent dit niet? Complicerend is wel dat binnen cruciale onderdelen van de politietaak, zoals de strafrechtketen, nog gewerkt wordt met papieren einddocumenten en natte handtekeningen. Team DIV kan dus blijven rekenen op veel papieren archiefmateriaal en een grote variëteit aan analoge gegevensdragers.

Omdat werkprocessen steeds meer op landelijk niveau uniform worden ingericht, worden politietaken in alle eenheden, districten en basisteams gelijkvormig uitgevoerd. Dit vergt een cultuuromslag vanuit de vroegere werkwijzen die soms op lokaal en regionaal niveau sterk konden verschillen, maar ook nieuwe vormen van ondersteuning in informatie- en archiefbeheer die de landelijk uniforme werkwijzen faciliteren.

De politie sluit binnen de uitvoering van haar werk graag aan bij actuele ontwikkelingen in techniek en samenleving. De inzet van bijvoorbeeld sociale media en het gebruik van de nieuwste technische snufjes genereert echter ook veel informatie in nieuwe vormen die vragen om adequaat, flexibel informatiebeheer. Het bijhouden van dergelijke ontwikkelingen is een uitdaging in zichzelf. :-)

En niet te vergeten: er is een complex geheel van wet- en regelgeving van toepassing op de informatie die wordt beheerd door de politie. Meest prominent zijn de AVG, Wpg, Wob en Archiefwet, naast het strafrecht, de vreemdelingenwet, de Wwm etc. en toekomstige wetgeving als de Woo. Uit die wetgeving vloeien allerlei kaders voort, onder meer op het gebied van privacy, security en duurzame toegankelijkheid. Compliancy aan deze wet- en regelgeving is vanzelfsprekend noodzakelijk maar wel een complexe uitdaging.

Ja ja, boeiend krachtenveld! Daarom heb je bij deze sessie keuze uit 5 parallelsessies. Omdat er na de plenaire sessies maar liefst 3 rondes parallelsessies zijn, kun je 3 van die 5 sessies volgen!

De parallelsessies:

Communicatie van Visie en Strategie

Het hele jaar door, 24 uur per dag, treedt de politie op als (nood)hulpverlener, als handhaver van de openbare orde en in de opsporing van criminaliteit. In de uitvoering van die taken speelt de beschikbaarheid, vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie een cruciale rol. Ondanks dit belang vormt het duurzaam informatiebeheer geen sexy, aansprekend onderwerp in deze actiegerichte organisatie. Het beleidsteam van DIV heeft veel aandacht besteed aan niet alleen de inhoud van haar visie en strategie t.a.v. duurzaam informatiebeheer. Ook de manier waarop dit gedachtegoed wordt uitgedragen is belangrijk gebleken. Door middel van de inzet van story-telling, het ontwikkelingen van de communicatietoolkit en het produceren van een film geeft het beleidsteam hier invulling aan. In deze parallelsessie laat het team zien hoe de visie op de duurzame toegankelijkheid van informatie wordt uitgedragen in de organisatie.

Recordsmanagement Tool

Recordsmanagement is een vak apart en heeft zo zijn eigen hulpmiddelen nodig. Met name de grote hoeveelheden ongestructureerde informatie op de fileshares is een vraagstuk waarvoor diverse politiediensten DIV om hulp vroegen. Daarvoor wordt nu dienstverlening ontwikkeld om archiefwaardige informatie te bewerken zodat deze kan worden gemigreerd naar de DMS/RMA applicatie Documentum. De RM Tool (van de firma VHIC) dient hierbij als gereedschap.

Onze spreker, Michel Timmer, is erg enthousiast. De tool is in de testfase, maar er zijn al de nodige ervaringen mee opgedaan die Michel met ons gaat delen.

Dit is een nieuw onderwerp (het onderwerp Ketenarchivering vervalt helaas wegens ziekte van de spreker).

Rondleiding naar Meldkamer

Meldkamers zijn cruciaal voor de burger in nood en voor de inzet en coördinatie van de hulpverlening tijdens rampen en calamiteiten. Ambulancezorg, brandweer, politie en Koninklijke Marechaussee werken samen in de meldkamer. De 21 regionale meldkamers worden de komende jaren samengevoegd tot één Landelijke Meldkamerorganisatie (LMO) met maximaal tien meldkamerlocaties, waaronder Meldkamer De Yp in Den Haag.

Tijdens de Heterdaadsessie is het voor maximaal 20 deelnemers mogelijk om de meldkamer van de eenheid Den Haag te zien van bovenaf. Een live inkijkje in het dagelijkse politiewerk! Een medewerker legt de werkzaamheden uit terwijl u mee kan kijken bij het aannemen van noodoproepen en het uitzenden van politie-auto’s.

In de meldkamer De Yp werken samen: Veiligheidsregio Haaglanden, Veiligheidsregio Hollands Midden, Politie-eenheid Den Haag, Regionale Ambulancevoorziening Haaglanden, Regionale Ambulancevoorziening Hollands Midden.

DIV-advies: Leringen uit 1000+ panden

Verspreid over heel Nederland heeft de politie meer dan 1000 panden in beheer, onderling sterk wisselend in omvang, staat van onderhoud en wijze van gebruik. Het beheer van deze panden was eerder belegd in de eenheden en districten, die daar allemaal op hun eigen manier invulling aan hebben gegeven. Het informatiebeheer is navenant divers.

Met de vorming van de Nationale Politie wordt gestreefd naar een landelijke, uniforme werkwijze. Hiermee moet meer eenheid en samenhang ontstaan in het informatiebeheer, met eenduidiger opslag en betere toegankelijkheid en doorzoekbaarheid. Het meer complete beeld dat zo ontstaat, is onder meer van belang voor landelijke aanbestedingen, uitvoering van onderhoud, contractbeheer, etc.

Recent is gewerkt aan de realisatie van een nieuwe werkwijze voor het beheer en de opslag van asbest-documenten. Het beeld dat hiermee wordt verkregen draagt bij aan het inzicht in de aanwezige asbest en de benodigde aanpak daaromtrent. Deze casus laat ook goed zien hoe het relatief nieuwe team van DIV-adviseurs te werk gaat. Hoe werken ze mee als DIV, hoe brengen ze advies uit?

Recordbeheer: Team in oprichting

De uitdagingen op het gebied van duurzaam informatiebeheer spelen niet alleen organisatiebreed. Ze hebben – uiteraard – ook hun reflectie binnen de organisatie van team DIV zelf. De steeds verder gaande digitalisering, die nu al is ingezet en in de toekomst alleen nog maar sterker wordt, vraagt een andere inzet van de informatieprofessionals. Dit is natuurlijk niet uniek voor de politie. Ook andere instellingen en overheidsorganen worden hiermee geconfronteerd. Maar de omvang en dynamiek van de politie-organisatie zijn dan weer wel uitzonderlijk.

Aan de ene kant moet team DIV de omslag maken van werken binnen de eenheden naar samenwerken op nationaal niveau, met landelijk afgestemde, uniforme werkwijzen. Een interessante en intense cultuuromslag! Aan de andere kant moet team DIV ook een omslag en inhaalslag maken van papieren archieven naar digitaal archiefbeheer. Dit laatste vraagt op verschillende essentiële punten een andere benadering dan papieren archieven. Er is daar een kennisachterstand in te halen, maar ook is er de uitdaging het onderwerp van digitaal archiveren binnen de politie onder de aandacht te brengen.

Een belangrijke component in deze ontwikkelingen vormt de oprichting van het team record beheerders. Na het volgen van een in-house opleiding zijn zij in 2019 ingestapt in de voortdenderende trein van digitaal archiefbeheer. Een trein vol met nieuwe vragen, opdrachten en uitdagingen! In deze parallelsessie geeft een aantal record beheerders meer toelichting op de vorming van het team, de uit te voeren werkzaamheden en de benodigde cultuuromslag.

Slim Scannen en Vervanging: Casestudy Mobiele Devices

Wat doe je als je grote hoeveelheden papieren archief wilt digitaliseren? Je gaat voor slim scannen. De scanner scant, zet het document om naar PDF/a en bespaart ook nog eens registratietijd, want met behulp van OCR herkenning worden die digitale documenten toegankelijk gemaakt. Hoe meer metadata automatisch worden herkend en ingevuld hoe beter.

Maar ja, techniek is slechts één factor. Ook hier speelt de grote versnippering aan werkwijzen in de eenheden een belangrijke rol. Er gelden dus diverse uitdagingen. Denk maar aan het vormen van een landelijke, uniforme werkwijze en het daadwerkelijk in de praktijk brengen daarvan. Hoe wordt dit aangepakt, wat is de inzet qua ICT, hoe worden alle betrokkenen samengebracht en uiteraard: wat is de rol van team DIV hierin? Dit wordt geïllustreerd met een casestudy: Mobiele Devices.

Gaaf hè, allemaal? Heterdaad in het kwadraat. :-)

Tot 31 oktober (ja, deze keer op een donderdag)!

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Heterdaadsessie Nationale Politie: De Zaak DIV!

Datum: Donderdag 31 oktober 2019.

Plaats: Politie Trainingscentrum, Gebouw De Yp, Katschiplaan 10, 2496 ZN Den Haag

Tijd: ontvangst v/a 12.30 u, afronding 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastvrouw: Sonja Harmsen, Landelijk Teamchef DIV Politie.

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route advies:

OV: uitstekend bereikbaar met het OV (NS-station Den Haag-Ypenburg en tramhalte lijn 15 en 19 liggen op loopafstand).

Auto: Op het P&R-terrein naast het station kan geparkeerd worden en rondom het gebouw (NIET binnen de slagbomen).

Neem je ID mee!

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 159,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 209,- (deelname, incl. contributie 2019) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Geen werk? Voor jou hebben we andere tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

Aanmelding kan gewoon via een mailtje. Vermeld wel graag jouw Functie en Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt! Uiteraard krijg je een bevestiging en factuur.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

1. *Meekomende collega(s)? Zijn ze al lid of is de organisatie bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de Geen lid-prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.
   

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De teksten op deze site zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.

Exclusiviteit

Het Papieren Tijger Netwerk is een echt Netwerk, geen ‘organisator van bijeenkomsten’. De activiteiten zijn daarom exclusief voor leden. We verwelkomen je graag als nieuw lid, maar weet dat je bij aanmelding voor een sessie lid wordt. :-)