Pensioenfondsen zijn ineens 'hot'. Het Financieel Dagblad bericht onlangs: Van de vijf grote fondsen staan de ambtenaren er het slechtst voor. De twee metaalfondsen PMT en PME - de nummer drie en vijf van Nederland - blijven nog boven de 90%.

Geheimpje… Denk je dat al die grote Pensioenfondsen, Verzekeraars, Sociale Partners, Brancheorganisaties alles zèlf doen? Nee, dat besteden ze soms uit. De allergrootste Nederlandse pensioenuitvoeringsorganisatie in de marktsector is… MN. Wie? MN.

Ja, het onzichtbare MN beheert geheel achter de schermen de pensioenen voor zo'n twee miljoen mensen en circa 38.000 werkgevers in de Metaal & Techniek, Metalektro en Maritieme sector. Inclusief die van de Nederlandse Pensioenfondsen No 3 en No 5: PMT en PME. WIE beheert dat, laag onder de radar? Onthou die naam: MN!

MN, die onbekende puur Hollandse gigant, 1000 m/v sterk, is o.a. zeer pragmatisch en professioneel bezig met RecordManagement en Informatiebeheer. Alles centraal denk je? Nee, ook hier groeien en bloeien - naast de formele RM applicatie - SharePoint, fileshares, netwerkschijven. Al die verschillende processen, gestructureerde en ongestructureerde, hebben zo hun eigen wensen, je kent dat wel. :-)

En toch is er centrale grip op die decentrale informatie. Hoe doen gastheer Marcel Brok, Business Consultant Informatievoorziening, en zijn MN-collega’s dat? Heel praktisch, heel helder. Een prachtig voorbeeld om van te leren. Dat geldt voor hun aanpak rond RecordManagement, maar ook die rond de onderwerpen Office365, Kennisplatforms in SharePoint Online, Samenwerking over Silo’s heen en de Sanering van Schijven, Fileshares en Mailboxen. Wees ook niet verbaasd als het woord ‘Agile’ regelmatig valt.

Daarom ben ik zo enthousiast: geen wollige verhalen, maar een pragmatische, effectieve benadering in goede afstemming met de verschillende businesses. No nonsense. Als je bezig bent met Interne Informatiedienstverlening mag je dit niet missen:

Dinsdagmiddag 4 februari 2020: Op Heterdaad bij Pensioengigant MN…

Recordsmanagement, Kennis & Grip in een Agile Wereld!

Uiteraard zetelt MN met alle 1000 medewerkers in zo’n modern torengebouw in Den Haag (vlakbij het CS), maar de uitstraling is niet koel en kil, er is juist veel aandacht voor de factoren mens en milieu. Dat merk je ook in de persoonlijke contacten. Altijd fijn!

Natuurlijk gaan we dat checken tijdens de rondleiding. :-)

Kennisplatform in SharePoint Online: een uniforme aanpak

Kennis is van cruciaal belang. We kennen allemaal - om maar wat te noemen - het grote probleem dat ontstaat als mensen vertrekken. Het management van MN wilde dan ook een Kennisplatform in SharePoint Online. Marcel Brok - tevens product owner van het kennisplatform - en een aantal mensen uit Informatie Voorziening ontwikkelden daar met externe hulp een uniforme aanpak voor.

Als eerste is die aanpak toegepast op het inwerktraject van nieuwe medewerkers: ‘Welkom bij MN’. Dat inwerken gebeurde voorheen heel verschillend en vaak oppervlakkig. Het is opmerkelijk hoeveel informatie er bij goed inwerken komt kijken en uit hoeveel hoeken die komt. Het platform knoopt die content aan elkaar, maar gaat veel verder dan dat. Zo is er een redactie gevormd, een buddy-pool gestart, een actielijst ontwikkeld evenals een programma voor de eerste drie dagen en nog veel meer. Denk maar aan een procedure om content actueel te houden, te ontdubbelen en aan te vullen, gekoppeld aan goed eigenaarschap en een tweewekelijkse review. Maar ook klankbordgroepen met gebruikers, statistieken, waarderingsmechanieken. Je ziet: belangrijk is dat het platform veel meer biedt dan content alleen. Het gaat om systemen, maar vooral ook om mensen. Schouders eronder zetten. Samen werken. En… persoonlijk leiderschap. Dat is een belangrijk punt, want HR let hier op in de beoordelings-systematiek; niet sec eenmalig, er vindt ook opvolging plaats. Ja, dit stimuleert meewerken wel. :-)

Het mooie van deze aanpak is dat hij sindsdien fungeert als krachtig referentiekader en toolkit ook voor oplossingen op andere terreinen.

Sanering Schijven, Fileshares & Mailboxen

Wildgroei van informatie is misschien geen kostenpost meer, maar wel strijdig met de hygiëne die je als bedrijf binnen je informatiehuishouding wilt nastreven. Bovendien… de AVG benadrukt het belang hiervan nog eens nadrukkelijk. (MN staat uiteraard bol van de informatie over pensioenen e.d.)

Een kenmerk van wildgroei is de grote hoeveelheden persoonlijke bestanden. Maar ja, nu kennisdeling op de agenda staat, waarom zou je dan iets nog persoonlijk houden? Helaas, medewerkers zijn vrij om hun persoonlijke opslagruimte te gebruiken. En zo blijf je aan de gang. Eveneens werkt versnipperend dat steeds meer applicaties zelf over archieffunctionaliteit beschikken.

Ook voor al die decentrale ‘archieven’ heeft MN een praktisch aanpak. Een onderdeel daarvan is het gebruiken van de business rules in Office 365. Denk aan: beperken wat ieder kan doen met zijn ruimte, en ook het automatisch verwijderen na 7 jaar ongewijzigde opslag (7 jaar is de voornaamste bewaartermijn voor MN). Maar dat is niet de kern. Misschien wel het belangrijkste is de controle cyclus waarmee MN is gestart: jaarlijks vindt een evaluatie plaats waarin alle decentrale ‘archieven’ via self assessment tegen het licht worden gehouden met praktische vragenlijsten. Ontbrekende ‘vinkjes’ leiden tot vragen. Zoals Marcel zegt: ‘Iedereen wil daar vinkjes op krijgen!’ Dit leidt tot een sanering waarbij al meer dan 100 fileshares geruimd zijn en diverse stukken een formele plek hebben gekregen. Zo zijn er nu 236 archieven gedocumenteerd, waarvan 166 ‘belangrijk’. Gaandeweg verdwijnt steeds meer ballast en wordt steeds duidelijker en toegankelijker wat wel van belang is. Marcel zelf maakt ons wegwijs. Dat geldt ook voor:

RecordManagement: Aanpak & Resultaten

Een belangrijk onderdeel van het Corporate Recordmanagement bestaat uit de al genoemde Self Assesments. Het geheim zit hem in de vragenlijsten. Die leiden tot soms verbluffende inzichten. Zoals het helder krijgen wie geautoriseerde gebruikers zijn van het archief en of dat wel klopt (‘oeps, dat zijn er wel erg veel en de goeien zitten er niet allemaal tussen…’). Erg boeiend. Maar ook zaken als bestandsformaten, bewaartermijnen etc. Het resultaat is een werkwijze die toch orde brengt in de decentrale archieven en dat zonder keurslijf, maar wel met heldere kaders en hulpmiddelen.

Office 365: Visie & Praktijk

Je weet: Office 365 is een verzameling Software as a Service (SaaS) diensten die aangeboden wordt door Microsoft. In essentie hebben we het natuurlijk over een actuele variant op het bekende begrip ‘Uitbesteding’. Het besluit van MN om Office 365 te gaan gebruiken voor kantoorautomatisering staat zoals te verwachten niet op zichzelf. Er zijn heel wat beweegredenen geweest om voor een dergelijke Cloud oplossing te kiezen.

Vanuit verschillende standpunten is onderzocht waarom de beweging naar een SaaS dienst tot voordelen kan leiden. Daarbij is niet alleen gekeken naar de architecturele uitgangspunten, maar ook naar andere interne- en externe perspectieven als compliance, veiligheid, het menselijke aspect en technologische ontwikkelingen. Vanuit het oogpunt van compliance heeft MN bijvoorbeeld te voldoen aan de AVG eisen. Over de jaren heen is er een aanzienlijke hoeveelheid ongestructureerde data op gedeelde schijven opgespaard. De overstap naar O365 gaat daarbij helpen.

Interessant is dat MN vanuit deze verschillende standpunten de conclusie trok dat een pakket als Office 365 goed kan bijdragen aan businesswensen als samenwerken en kennisdeling, wendbaarheid, kostenreductie, beveiliging en lifecycle management. Niet mis, toch?

Maar ja, Office 365 kent ook zo zijn uitdagingen. Ook deze zijn in kaart gebracht en waar nodig worden passende antwoorden gezocht en gerealiseerd. Een van die uitdagingen is de organisatie meenemen en vaardig maken, oftewel de user adoption. Ook wil men dubbele functionaliteit voorkomen. Veel van de in gebruik zijnde applicaties hebben immers een overlap van functionaliteit. Evenzeer belangrijk is dat het management bewust gemaakt wordt van de mogelijkheden die het nieuwe gereedschap biedt en wat dit kan bijdragen aan meer efficiency in het werkproces en de communicatie. Hulp van een door de wol geverfde partner is hierbij essentieel.

Bas Willemstijn, Demandmanager O365, gaat in op de factoren die hebben geleid tot de keuze voor Office 365, de praktische uitdagingen die er zijn en hoe MN deze op duurzame wijze aanpakt als informatie- en documentverwerkende organisatie.

Samenwerking: Mensen Verbinden over Silo’s heen

Helaas, we weten het allemaal: productief samenwerken is niet een vanzelfsprekendheid en al helemaal niet als dat moet zonder veel persoonlijk contact. Voor sommigen is de verleiding wel heel groot om zich te verschansen in een eigen digitale bubbel. Bovendien: de nieuwe generatie werkt heel anders. Zoveel mensen zoveel samenwerkingsvormen. Hoe krijg je dat dan voor elkaar:  samenwerken? Hoe vorm je een team? Ook MN tackelt deze materie en heeft daarvoor een eigen aanpak. Annemarie Zonneveld, Business Consultant, deelt die met ons op basis van 2 praktijkcases:

Bij een brievenproject bleek er teveel gefocust te worden op de techniek als  oplossing van het probleem. First time right lukte maar niet. Met een Lean benadering kwamen Annemarie en collega's erachter dat het probleem in de samenwerking zat binnen de keten. Wat blijkt? Een andere frisse blik legt vaak het werkelijke probleem bloot. Mensen met elkaar verbinden levert een grote vooruitgang op. En soms... heb je daar wat “Haarlemmerolie” voor nodig. :-)

De tweede case, het project Pensioenleeftijd, 68 werd geconfronteerd met een zeer krappe deadline. Een traditionele watervalaanpak was geen optie. En ook wilde men geen kerstboom aan overlegvormen en overdrachtsmomenten. Ondanks het gebrek aan ervaring is toch gekozen voor een Agile aanpak. Ook hier kwam het aan op samenwerking. Een goede teamsamenstelling was hier de sleutel tot succes en droeg ondanks de schaalgrootte bij aan het halen van de deadline.

Wat is Agile eigenlijk? Agile werken heeft veel fans gekregen in de financiële sector, vooral gestimuleerd door de razendsnelle ontwikkelingen in markt in klantbehoeften. In essentie is het een flexibele manier van ontwikkelen en documenteren van software en systemen, maar inmiddels ontsnapt bijna geen enkele discipline (dus ook buiten de ICT) meer aan de Agile-belofte. Het vergt multidisciplinaire teams, samen met klanten ontwikkelen en een enthousiaste ‘faal & leer’ mindset met kleine stapjes. En: het project stopt nooit…

Enfin, zoals Annemarie zelf zegt: ‘Multidisciplinaire Team’s in een Agile wereld; wij komen daar ons bed voor uit!’ Je snapt het al: we gaan horen welke visie en aanpak hieronder zit. En natuurlijk welke ondersteuning daarbij wordt ingeschakeld. De rode draad: kennisplatforms zijn een manier om tot samenwerking te komen (en kunnen ook niet functioneren zonder die samenwerking).

Informatieprofessionals in een Agile wereld: hoe hou ik grip?

MN zit midden in het proces van het goed leren gebruiken van Agile werkmethodes. Dat is fijn, maar hoe kan dat uitpakken voor het toepassen van kennis- en informatiemanagement? Russ Herald, Business consultant O365 bij MN, neemt ons mee.

Als informatieprofessionals willen we graag alles overzien en precies weten waar we heen gaan en wat de gevolgen zijn zodat we daarop kunnen anticiperen. De beloftes van ‘alles moet en kan sneller en eenvoudiger’ maken het echter juist moeilijker om realistische gesprekken over informatie-inrichting te voeren. Of toch niet? Nee, bij MN merken ze ook een duidelijke toenemende hulpvraag van de klant wat helpt om het vakgebied beter op de kaart te zetten. Maar: Veranderingen geven onzekerheid. Wat hou je vast en wat laat je los? Hoe blijf ik in controle in een omgeving waarin gebruikers steeds meer zelf kunnen regelen? En wat als blijkt dat op diverse gebieden de visie en governance nog niet goed geregeld zijn?

Op het terrein van werkplekfuncties, ook wel de kantoorautomatisering genoemd, ligt zeker nog een uitdaging als het gaat om het vinden van een verantwoordelijke of eigenaar van het “werkplekconcept”. Dat is immers geen IT feestje, maar van wie dan wel? IT levert de middelen en tools, maar gaat niet over de manier waarop we willen werken. Daar moet ook de business bij aanhaken. Als Informatieprofessional met een brede kijk op MN als organisatie hebben Russ en zijn collega’s daar wel een mening over. Zeker waar het gaat om het aspect adoptie kunnen ze een belangrijke rol invullen.

Russ deelt zijn visie en aanpak met ons en levert enkele ingrediënten aan om mee te nemen.

Zei ik het niet? No nonsense! :-)

Tot 4 februari 2020!

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Heterdaadsessie Pensioengigant MN… Kennis, Grip en RM in een Agile Wereld!

Datum: Dinsdagmiddag 4 februari 2020.

Plaats: Prinses Beatrixlaan 15, 2595 AK Den Haag

Tijd: ontvangst v/a 12.15 u, afronding 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastheer: Marcel Brok, Business Consultant Informatievoorziening.

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route advies:

OV: diverse lijnen vanaf CS: tram 2 of 6 halte Ternoot. Of Randstadrail 3 of 4 halte Beatrixwartier. Of Connexxion 39 halte Beatrixlaan.

Auto: Achter het gebouw links ligt de oprit naar de parkeergarage. Rijd na de slagboom de afrit af en en houd rechts aan om de bezoekersgarage in te gaan. Let op: de tunnel onder het gebouw is een uitrit.

Neem je ID mee!

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 159,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 209,- (deelname, incl. contributie 2020) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Geen werk? Voor jou hebben we andere tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

Aanmelding kan gewoon via een mailtje. Vermeld wel graag jouw Functie en Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt! Uiteraard krijg je een bevestiging en factuur.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

1. *Meekomende collega(s)? Zijn ze al lid of is de organisatie bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de Geen lid-prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.
   

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De teksten op deze site zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.

Exclusiviteit

Het Papieren Tijger Netwerk is een echt Netwerk, geen ‘organisator van bijeenkomsten’. De activiteiten zijn daarom exclusief voor leden. We verwelkomen je graag als nieuw lid, maar weet dat je bij aanmelding voor een sessie lid wordt. :-)