We zijn weer een stapje verder... eerst moesten we driftig metadateren, toen kon je ‘alles’ zoeken met Google en nu hoeft zelfs dat niet meer. Ja, ja. Met Delve staat op je homepage precies dat wat je nodig hebt, zonder zoeken. Volgens Delve dan wel. :-)

Hoe werkt dat? Het Microsoft product Delve werkt met Office 365 en zoekt in al jouw Office 365 documenten, maar ook die van jouw collega’s en zelfs in webpages die in Yammer gepost zijn. Delve presenteert die documenten in volgorde van belangrijkheid voor jou.

Daartoe pikt Delve continu signalen op terwijl jij en je collega’s aan het werk zijn: wie werkt met wie samen, wie is wiens baas, met wie mail je, etc. Dat en nog veel meer wordt bijgehouden in de Office Graph, het brein achter Delve.

Dus als naaste collega’s een bepaald document bekijken, krijg jij het ook te zien. Immers het zal het ook wel voor jou van belang zijn. Aldus Delve. Dergelijke uitleg vind je op Content Cards of Inhoudskaarten die bij de gepresenteerde documenten staan.

Verder zie je jouw collega’s via hun foto’s en kun je daarop klikken. Dan krijg je meteen nadere informatie over ze, inclusief de documenten waaraan ze werken. Zo’n document kun je meteen als favoriet oormerken voor later gebruik.

En ja... geloof het of niet, je kunt ook ouderwets zoeken in Delve: naar mensen, documenten en borden.

Wees gerust: je ziet altijd alleen wat je mag zien en dat geldt ook voor je collega’s. Ook is al het snuffelen beperkt tot wat staat op OneDrive for Business of SharePoint in Office 365. Of... de bijlagen in jouw mailtjes. Wees je dus wel bewust wat je verstuurt...

Reserves

Niet iedereen is even enthousiast over de intelligente technologie onder Delve. Zie bijvoorbeeld dit fragment uit een artikel van Kristian van Tuil op de site CIO:

1. “... Voor klanten is het namelijk allerminst duidelijk hoe Delve precies werkt en waar het naar kijkt, al heeft Microsoft aangegeven dat het niet binnen privé-email of Lync-conversaties zoekt. Eén gebruiker merkte op dat precies gezien kon worden naar welke HR-documenten werknemers vaker keken. Veel views voor documenten over zwangerschapsverlof, het klokkenluiderprotocol of psychologische hulp zouden bij een manager direct alarmbellen kunnen doen afgaan.”
   

Daniel Cohen-Dumani hierover op Portal Solutions:

1. “... Where Delve can get "creepy," however – and where it gets some pushback – is the fact that the system knows everything, as it observes and maps user behavior and information behind the scenes. Your employees might find it intrusive or bothersome to have a system telling them what they worked on – and have others able to view it too. Depending on the organization, Delve could potentially be used to micromanage people or even track them like Big Brother.”
   

Wat zegt deze Microsoft solutions provider hierover?

1. “Remember that if you want a file of yours to be private, you shouldn't put it in a shared space, an idea that's certainly not exclusive to Delve.”
   

En anders, zegt hij, is er altijd nog de ultieme oplossing:

1. “... You can opt out from Office Graph by telling it not to track your activity, essentially removing yourself from this giant user-content map.”
   

Thanks, Daniel. Goeie tip! Hier scoren we mee op kantoor. Dat zou de baas fantastisch vinden en de CIO al helemaal: opting out. Iets voor het volgende functioneringsgesprek?

Privacy blijft een boeiend onderwerp. ;-)

Meer weten?

Dit is natuurlijk allemaal gebaseerd op eigen research, aangevuld met een paar kwinkslagen. Wil je weten hoe een bedrijf er in de praktijk tegenaan kijkt?

15 september 2016 is er een Heterdaadsessie bij Waterleidingbedrijf PWN: Archiveren & Kennisdelen in SharePoint Puur, Geleerde Lessen.

PWN’s visie op Delve is daar onderwerp van 1 van de 4 parallelsessies.