Je kent het wel: SharePoint of ‘gewoon’ Intranet wordt de front-end van de hele document- en kennishuishouding. Het resultaat? Een verzameling los zand met nog steeds per deelgebied een eigen zoekmethode of lijsten documenten? Of: een handige vindplaats voor kennis en informatie?

Een voorbeeld

PWN benadert SharePoint via e-Plaza, een Kennisportal. De 600 medewerkers van dit waterleidingbedrijf gebruiken niet ‘zomaar’ SharePoint, maar de Online versie met Office 365. PWN wil een modern, innovatief, maatschappelijk en milieubewuste organisatie zijn met als kernwaarden openheid, samenwerken, klant-, innovatie- en resultaatgerichtheid. Bovendien spelen kennis en informatie een grote rol binnen de brede projectenportfolio. Alles gaat nu in de Cloud.

Wat wordt er zoal beoogd met dat e-Plaza?

1. ๏Verbeteren van de informatie-uitwisseling met externe partijen door het opslaan en delen van informatie en bestanden met interne en externe partijen.
   

2. ๏Verlagen van de exploitatiekosten van de opslag van niet-gestructureerde data door opslaan en delen van persoonlijke, projectgerelateerde en afdelinggerelateerde informatie; dit vervangt de F, G en H schijven.
   

3. ๏Ondersteunen van tijd- en plaatsonafhankelijk (samen)werken.
   

Hiertoe is project #KnowItAll opgezet, voor een integraal informatieplatform met:

1. ๏Uniform portaal tot informatie en functionaliteit voor iedere PWN medewerker;
   

2. ๏Toegang tot samenwerkingsinformatie en -hulpmiddelen, zoals agenda’s, faciliteiten, planborden, etc.;
   

3. ๏Zoekmachine binnen alle beschikbare informatie;
   

4. ๏Toegang tot gearchiveerde informatie;
   

5. ๏Archiveringshulpmiddelen, waaronder digitaliseren van documenten.
   

Dat is een aardige verandering. Eerst was er nog sprake van een versnippering over bijvoorbeeld Fileshares, EMC Documentum, BlueCielo Meridian, Kennismanagement KM op basis van SharePoint 2007 en de publieke website. En natuurlijk het delen en opslaan van kennis via email en online diensten als Dropbox en WeTransfer.

Wat is het resultaat?

1. ๏Newsfeed: Persoonlijke pagina voor iedere medewerker.
   

2. ๏SkyDrive Pro: Persoonlijke pagina met alle documenten van een gebruiker.
   

3. ๏Sites: Overzicht met aanbevolen sites door de organisatie
   

4. ๏Intranet: Portal voor de organisatie.
   

5. ๏Site Collectie per afdeling om documenten te delen
   

6. ๏Afzonderlijke projectsites gegroepeerd op site collectie niveau
   

7. ๏Record Center: Statisch archief van documenten voor langere termijn opslag van de documenten. Het Center staat er en de inrichting wordt aangepast aan de laatste inzichten .
   

8. ๏Community Portal: Centrale plek waarin alle Community Sites verzameld worden weergegeven.
   

9. ๏Centrale site voor IT-beheer en Document Management Specialisten van PWN voor centraal beheer van Content Types en Content Columns.
   

10. ๏App Catalog: Specifieke site voor IT-beheer om Apps voor SharePoint en Apps voor Office te beheren.
    

11. ๏Developer Site: Specifieke site voor ontwikkelaars. Site is bedoeld om eigen Apps te ontwikkelen.
    

Dit betekent niet alleen een uniforme toegang tot kennis en informatie, maar ook:

1. ๏Flexibiliteit en ruimte voor elke vorm van informatievoorziening
   

2. ๏Beheersbare standaardisatie
   

3. ๏Voorkoming van wildgroei van ad-hoc projecten rond informatievoorziening.
   

Boeiend toch? En dan hebben we het nog niet eens over de beheerstructuur, de centrale rol van DIV hierbij, het documentbeheer, de Privacy en informatiebeveiliging, de Champions van DIV, kortom de ervaringen van deze pioniers... Zie daarvoor de links, het groene kader en vooral ook hieronder:

Meer weten?

15 september 2016 is er een Heterdaadsessie bij Waterleidingbedrijf PWN: Archiveren & Kennisdelen in SharePoint Puur, Geleerde Lessen. Kennisportal e-Plaza is daar onderdeel van het plenair programma.